Selbstverantwortung und Transparenz spielen bei einem Unternehmen wie thiemwork eine sehr große Rolle. Dank MeisterTask sind wir seit 2020 in der Lage beides im Alltag besser zu nutzen als je zuvor. Heute schauen wir uns an, wo und wie wir die Selbstverantwortung und Transparenz in Bezug auf

  • Aufgaben
  • Kunden
  • das Wissen
  • den Umsatz

im Unternehmen gesteigert haben. Doch zuvor machen wir eine kleine Reise in die Vergangenheit und schauen uns an, wie das Arbeiten bei thiemwork vor MeisterTask aussah.

Unser Arbeitsalltag ohne MeisterTask

Bis 2020 kam thiemwork ohne MeisterTask aus. Der Grund: Wir hatten kein internes Team. Das interne thiemwork-Team bestand aus Lars. Lars hat die Gabe viel arbeiten zu können und sich dabei viel zu merken. Mit diesen Fähigkeiten bearbeitete er alle Aufgaben in der Vergangenheit. Das funktionierte in vielen Fällen gut.

Schwierig wurde es, als Maria ins Team kam. Da Lars alle Aufgaben im Kopf hatte, wusste Maria nicht, welche Aufgaben aktuell auf seinem Tisch lagen, und konnte ihn daher auch kaum im Alltag entlasten. Mit dem Ausbau des internen Teams war klar, dass wir eine Möglichkeit brauchten die Aufgaben sichtbar zu machen, damit das Team – das in Zukunft noch weiter wachsen sollte – Lars im Alltag so weit entlasten kann, dass er irgendwann nicht mehr im, sondern nur noch am Unternehmen arbeitet.

Wie thiemwork mit MeisterTask arbeitet

2020 führten wir MeisterTask ein und begannen alle Aufgaben zu notieren, die uns im Alltag begegneten. Es dauerte mehrere Wochen, bis wirklich alle Aufgaben in MeisterTask sichtbar wurden. Durch das sichtbar machen der Aufgaben konnte Maria Lars im Alltag endlich aktiv unterstützen. Dies ist auch schon der erste Punkt, um den es heute geht.

Transparente Aufgaben

MeisterTask hat uns geholfen alle Aufgaben im Unternehmen sichtbar zu machen. Durch die Verschriftlichung 2020 wurde zum ersten Mal klar, warum Lars Tag und Nacht arbeiten musste und dennoch oft das Gefühl hatte nicht fertig zu werden. Auf seinem Tisch lagen einfach viel zu viele Aufgaben. Dank MeisterTask konnten wir auch sehen, in welchen Bereichen die meisten Aufgaben lagen.

Dieses neu gewonnene Wissen beeinflusste die weitere Entwicklung von thiemwork massiv. Maria konzentrierte sich nun nicht mehr wie ursprünglich geplant nur auf das Projektmanagement, sondern erweiterte ihre Kenntnisse in WordPress und sorgte so für eine deutliche Entlastung bei Lars.

Inzwischen ist das Team bei thiemwork weitergewachsen, wodurch die Aufgabentransparenz im Team weiter an Bedeutung gewonnen hat. Bei thiemwork kann jeder im Team sehen, was der andere gerade auf dem Tisch hat. Das hilft uns enorm dabei das Team optimal auszulasten. Uns ist zu Ohren gekommen, dass es Unternehmen gibt, in denen manch ein Team Mitglied in Arbeit ertrinkt, während ein anderes Däumchen dreht. Bei thiemwork passiert das nie. Wir haben trotz des Team-Wachstums noch immer mehr als genug zu tun. Dennoch ist die Transparenz hier hilfreich, da sie uns innerhalb des Teams die Möglichkeit gibt Aufgabenteile schnell und unkompliziert zu delegieren.

Transparenz für Kunden

Nicht nur für das Team, auch für unsere Kunden bietet MeisterTask eine neue Art der Transparenz. Kunden, die mit uns gemeinsam ein MeisterTask Board nutzen, sehen jederzeit alle aktuellen Aufgaben und deren jeweiligen Status.

Auch bei Kunden, die die Boards nicht mit nutzen sorgt MeisterTask für mehr Transparenz. Wenn ein Kunde anruft und nach dem Stand einer Aufgabe fragt, kann jeder im Team mit Hilfe von wenigen Klicks in MeisterTask eine Auskunft darüber geben, wo die Aufgabe aktuell steht.

Transparentes Wissen

Bei thiemwork ist jeder in seinem Bereich Experte. Mit Hilfe von MeisterTask gelingt es uns an vielen Stellen dieses Expertenwissen innerhalb des Teams fließen zu lassen. Das passiert beinah automatisch und an allen möglichen Stellen. Teammitglieder, die eng zusammenarbeiten lernen voneinander. Wer merkt, dass jemand sein Word-Dokument smart formatiert hat, fragt nach. Wer ein schlecht formatiertes Word-Dokument überreicht bekommt und viel Zeit investieren muss, um dieses zu formatieren, erstellt einen Leitfaden zum Thema Word-Dokumente formatieren und weist das andere Teammitglied darauf hin, dass es nun zu diesem Thema einen Leitfaden gibt.

Im Alltag haben sich diese Leitfäden als unglaublicher Schatz erwiesen. Dank ihnen ist das Onboarding eines neuen Teammitgliedes inzwischen viel einfacher, als es noch 2020 war.

Aktive Umsatzsteuerung dank Selbstverantwortung

In den meisten Unternehmen hat der Vertrieb die Aufgabe sich um den Umsatz im Unternehmen zu kümmern. Bei thiemwork gibt es keinen Vertrieb im klassischen Sinn. Am ehesten erfüllt Lars noch diese Funktion, weil er über ein intuitives Verkaufen, ohne zu Verkaufen Talent verfügt, für das ihn der ein oder andere gelernte Vertriebler sicherlich beneidet.

Weil uns ein Vertrieb fehlt, muss jeder im Team ein Auge darauf haben, dass der Umsatz im Unternehmen stimmt, damit thiemwork auch in Zukunft weiterwachsen kann. Dank MeisterTask ist dies ganz einfach. Jeder im Team trackt seine Zeiten mit Hilfe von MeisterTask. Die so erfassten Zeiten, werden den Kunden am Ende des Monats in Rechnung gestellt.

Der Clou ist, dass jeder im Team seine Zeiten jederzeit einsehen kann. So kann jeder im Team rechtzeitig ein Signal geben, wenn er das Gefühl hat, dass er in diesem Monat weniger für das Unternehmen erwirtschaftet als er kostet. Doch nicht falsch verstehen. Niemand wird gefeuert, weil er mal einen Monat unter seinen Kosten lag. Das jemand wenige Kundenstunden gearbeitet hat, bedeutet, dass er seine Arbeitszeit in diesem Monat in die Zukunft von thiemwork investiert hat. Dank des Zeit Trackings auf internen Aufgaben kann dies sichtbar gemacht werden.

Wir nutzen das Wissen, um allgemein für eine bessere Auslastung zu sorgen. Das bedeutet auch, dass wir uns im Team Gedanken darum machen, wie wir für eine höhere Auslastung bei einem Teammitglied sorgen können, das diese braucht.

Fazit

Da dies ein Blogbeitrag und kein Roman ist, können wir nicht auf alle Punkte eingehen, an denen MeisterTask für mehr Transparenz und Selbstverantwortung im Team gesorgt hat. Doch wir hoffen, Du konntest dennoch den ein oder anderen interessanten Punkt mitnehmen.

An dieser Stelle sind wir wie immer neugierig: Welchen Stellenwert haben Transparenz und Selbstverantwortung in Deinem Unternehmen? Hast Du Tipps für uns, wie wir diese beiden Punkte weiter voranbringen können?