Du hast richtig gute Software für Deine Mitarbeiter gekauft, zahlst dafür vielleicht sogar jeden Monat Geld und fragst Dich, warum die Software von Deinen Mitarbeitern nicht, oder nur minimal genutzt wird? Du ärgerst Dich, weil Du auf der einen Seite sinnlos Geld für eine Software zum Fenster rauswirfst, die nicht genutzt wird und gleichzeitig Ergebnisse erhältst, die in Bezug auf die Fertigstellungszeit oder Qualität nicht Deinen Erwartungen entsprechen?

Vielleicht beruhigt es Dich zu erfahren, dass Dich Deine Mitarbeiter nicht ärgern wollen und dass Du -wie wir gleich sehen werden -nicht der Einzige Mensch auf der Welt bist, dem es so geht.

Beispiele für Software-Ignoranz von Mitarbeitern

Der ultimative Klassiker für Software-Ignoranz ist laut Twitter vielleicht Excel. Hier klagte eine Nutzerin Ihren Lesern Ihr empfundenes Leid, dass Sie bei der Beobachtung einer Kollegin, die mittels Taschenrechner Werte für Ihre Exceltabelle ermittelte empfand. Dieser Tweet erhielt in weniger als einem Monat über 3.000 “Gefällt-mir” Angaben.

Die Kommentare unter diesem Tweet spiegeln wider, dass die Kollegin kein Einzelfall ist und auch andere Nutzer solche Kollegen haben. Nach einer kurzen Recherche im Internet und dem Anzapfen geheimer Quellen, von denen eine Christian Berger ist, sind folgende Listen entstanden, die dem ein oder anderen Softwareentwickler der jeweiligen Programme wahrscheinlich die Tränen in die Augen treiben wird:

  • Arbeitszeitenerfassung in Microsoft Excel, als Überprüfung einer eigens dafür angeschafften Human Ressource Software
  • Jeden Tag eine Exceltabelle runterladen und in ca. 20 bis 30 Zeilen eine neue Spalte mit dt. Datumsformat manuell eintragen
  • In einer Excel-Datei jeden Tag 10 Werte manuell aus einer anderen Excel-Datei eintragen, statt einen Zellenbezug zu setzen
  • Über Jahre eine Excel-Datei jeden Tag ausdrucken und abheften, um „tag-genau jede Änderung zu archivieren“. Auf die Frage „Wozu?“ mit „falls das mal jemand wissen will“. Antworten. Das wollte übrigens seit 2012 Niemand wissen.
  • Bearbeitung von Bildern mit Microsoft Word statt mit dem eigens dafür angeschafften Bildbearbeitungsprogramm Adobe Photoshop
  • Ein Word-Dokument jedes Mal von Grund auf neu erstellen, statt eines als Vorlage weiterzuverwenden
  • Word-Coversheet ausdrucken, den Ausdruck scannen, um PDF zu erhalten
  • 3 PDF-Dateien ausdrucken und wieder einscannen, um eine PDF-Datei daraus zu machen
  • E-Mails ausdrucken und abheften
  • Zurücksenden von PDF-Bewerbungsunterlagen per E-Mail an den Bewerber “zu unserer Entlastung”
  • Bildschirm mit dem Smartphone abfotografieren, um Screenshot zu erhalten, statt die Druck Taste zu nutzen
  • Leertaste statt Tabulator Taste nutzen, um Zeilen einzurücken

Warum machen Mitarbeiter das?

Wollen Sie Ihre Kollegen und Chefs einfach nur in den Wahnsinn treiben? Uns sind schon viele Gründe begegnet, die Mitarbeiter dazu motivieren eine Software nicht zu nutzen, doch diese beiden Gründe waren nicht dabei. Schauen wir uns nun also einmal mögliche Gründe für dieses Verhalten an.

Grund 1: Menschen hassen Veränderungen…

Einer der wichtigsten Gründe eine neue Software nicht zu nutzen ist wahrscheinlich, dass Menschen Veränderungen nicht mögen, denn dafür müssen liebgewonnene und mühsam entwickelte Routinen aufgegeben werden. Diese Routinen sind oft so eingeschliffen, dass sie wie geschmiert, mühelos und vor allem fehlerfrei laufen. Solche Routinen gibt kein Mensch gern her…

…es sei denn…

…die Investition in den Aufbau einer neuen Routine ist um ein Vielfaches geringer als der Aufwand die aktuelle Routine beizubehalten. Sprich, wenn ein Mitarbeiter aktuell 5 Stunden braucht, um eine Aufgabe mit seiner aktuellen Routine zu erledigen und in Zukunft nur noch 2 Minuten, stehen die Chancen gut, dass die neue Routine (und die Software, die diese Routine ermöglicht) dankend angenommen wird.

…außer

Wenn ein Mitarbeiter dennoch an der alten Routine festhält, können systembedingte Gründe vorliegen. Ein Mitarbeiter, der Angst davor hat, dass er seinen Job verlieren wird, weil automatisierte Softwareprogramme seine Arbeit in Zukunft erledigen könnten, wird sich hüten dieser Software die eigene Arbeit zu übergeben.

Grund 2: Der Aufbau von Routinen braucht Zeit

In manchen Unternehmen ist der Wunsch nach Innovation so groß, dass manch eine Führungskraft mehr Wert auf die Nutzung der neusten Software legt. Kaum ist die Einführung der aktuellen Software abgeschlossen, hält die Führungskraft nach einer besseren Alternative Ausschau. Das klingt im ersten Moment sicherlich nicht verkehrt.

Doch für Mitarbeiter kann ein solches Verhalten der eigenen Führungskraft dazu führen, dass sie ständig damit beschäftigt sind sich in eine neue Software nach der anderen einzuarbeiten und nie die Gelegenheit haben von erlernten Routinen zu profitieren. Um eine neue Routine zu erlernen die komplett im Unterbewusstsein abläuft (und damit maximal effizient ist), brauchen Menschen Zeit.

Wenn Sie diese nicht bekommen, können Sie nicht von Routinen profitieren und sind ständig damit beschäftigt bewusst darüber nachzudenken, ob sie mit dem neuen Programm jetzt wirklich alles richtig gemacht haben. In solchen Unternehmen kann es vorkommen, dass selbst Early-Adopter, die gern den neuesten Schnickschnack kaufen, irgendwann die Lust auf eine neue Software verlieren.

Das Verhalten der Führungskräfte ist in etwa so, als ob Eltern ihrem Kind das Laufen beibringen. Sobald dieses halbwegs wacklig funktioniert das Laufen verbieten und darauf bestehen, dass nun mit dem Fahrrad gefahren wird usw. und so fort. Jedes Kind würde hier irgendwann frustriert das Lernen einstellen.

Grund 3: Komplexität

Kaum ein professioneller Bildbearbeiter möchte auf die großartige Software Adobe Photoshop verzichten. Mit dieser Software lassen sich Schnappschüsse mit allen möglichen Funktionen in Meisterwerke verwandeln. Der Nachteil an Photoshop ist, dass dieses Programm unglaublich komplex ist. Während ein Profi sich mit Hilfe von Tastenkombinationen in Null Komma Nix durch das Programm navigiert und den Hintergrund eines Bilds so schnell entfernt, dass der Laie beim Beobachten nicht einmal mitbekommt, wie der Profi das gemacht hat, ist Photoshop für Menschen, die das Programm nur einmal in der Woche nutzen, um ein Bild für Social Media zu bearbeiten unserer Erfahrung nach völlig ungeeignet.

Photoshop besitzt zwar alle Funktionen, die für die Bearbeitung des Bildes gebraucht werden, doch die Suche nach diesen Funktionen kostet Zeit. Dies ist wohl der Grund, warum Adobe inzwischen neben Photoshop seinen Nutzern auch Adobe Creative Cloud Express zur Verfügung stellt. Dieses Programm verfügt nur über einen Bruchteil der Photoshop Funktionen, lässt sich aber so intuitiv bedienen, dass der Laie, der nur schnell einen Social Media Post erstellen möchte, viel schneller zum Ziel kommt.
Doch sieh selbst. Dass passiert, wenn Du in beiden Programmen eine neue Datei erstellen möchtest.

In welcher Software-Maske findest Du Dich schneller zurecht?

Adobe PhotoshopAdobe Creative Cloud Express

Grund 4: Weil die eigene Führungskraft die eingeführte Software nicht nutzt

In Sachen Veränderungen in Unternehmen haben Führungskräfte eine Vorbildfunktion inne, die ihnen nicht immer bewusst ist. Ein Chef, der darauf besteht, dass eine bestimmte Software genutzt wird, um die internen Prozesse effizienter zu gestalten, sie aber selbst nicht nutzt, weil er dafür keine Zeit hat, sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich fragen, warum sie sich mit einer Software quälen sollen, die selbst ihr Chef als zu anstrengend empfindet.

Fazit

Natürlich gibt es noch viel mehr wirklich gute Gründe, warum Mitarbeiter eine Software nicht nutzen. Doch wir hoffen an dieser Stelle hast Du nun nicht mehr das Gefühl, dass jemand Dich einfach nur ärgern möchte. Reg Dich nicht auf. Finde heraus, warum Deine Mitarbeiter sich so verhalten.

Und noch ein wichtiger Punkt zum Schluss. Mach Dir bewusst, dass es nie das Ziel sein kann, dass alle Mitarbeiter die gleiche Software nutzen. Die Software ist immer nur ein Werkzeug. Das Ziel hinter der Nutzung einer Software ist in der Regel, dass Deine Mitarbeiter effizient (zusammen)arbeiten können und gemeinsam schneller ans Ziel kommen.

Erschaffe in Deinem Unternehmen eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre, in der das möglich ist. Eine Atmosphäre in der der Excel-Experte im Team, dem Schreibtalentierten im Team bei der Erstellung seiner Excel-Datei hilft und der Schreibtalentierte derweil gern das Anschreiben für den Excel-Experten erstellt, dass diesem seit Tagen unter den Nägeln brennt. Eine Atmosphäre in der das Lernen auf YouTube, von den eigenen Kollegen und sogar den eigenen Kunden völlig normal ist.

Ja, Du hast richtig gelesen. Da steht „Lernen von den eigenen Kunden“. Wie das geht, zeigt dieses Beispiel: Maria aus unserem Team hat kürzlich erst ein Kunde gezeigt, dass ein Bild aus einer Outlook E-Mail erst durch Anklicken mit der linken und danach mit der rechten Maustaste speicherbar ist. Bis letztes Jahr hatte sie dafür einen unglaublich komplizierten Workaround.