Wer das in Microsoft 365 integrierte Outlook für seine Termin und E-Mail-Verwaltung nutzt, ist es gewohnt, dass das Programm durch automatische Updates ständig neue Funktionen erhält. Da nicht jede neue Funktion für jeden Nutzer hilfreich ist, gibt es kaum Nutzer, die jede neue Funktion auf Herz und Nieren prüfen. Daher hat es sich Microsoft angewöhnt ab und zu Hinweistexte im Programm einzublenden, die Nutzer auf eine bestimmte neue Funktion aufmerksam machen sollen.

Ein paar Klicks zu mehr Ruhe vor zu vielen Meetings!

Einer dieser Hinweistexte hat vor wenigen Tagen Marias Aufmerksamkeit auf sich gezogen, denn er versprach Meetings mit nur wenigen Klicks verkürzen zu können.

In einer Welt, in der

  • immer mehr Menschen vergessen sich Pausen im Kalender einzutragen
  • Kollegen Termine in den Kalendern ihrer Kollegen buchen können

klingt dies nach einer genialen Funktion, daher schaute sich Maria die Information hinter dem Hinweis genauer an. Einen Klick später kannte sie die paar Klicks, die uns endlich kürzere Meetings verschaffen würden:

Outlook-Desktop-App

  1. Wähle in Outlook Datei> Optionen > Kalender > Kalenderoptionen
  2. Setze den Haken bei „Verkürzen von Terminen und Besprechungen“ und wähle „früh beenden“, oder „später starten“, je nachdem, was Dir lieber ist. (Maria war früher enden lieber)
  3. Nutze die Drop-Down Auswahl, um die Anzahl der Minuten für Meetings die kürzer oder länger als eine Stunde sind auszuwählen. (Maria entschied sich für 8 und 15 Minuten)

Outlook Web/Live

  1. Klicke oben rechts das Zahnrad an.
  2. Klicke unten rechts auf “Alle Outlook-Einstellungen Anzeigen“ > Kalender > Ereignisse und Einladungen
  3. Setze den Haken bei „Dauer für alle Ereignisse kürzen“ und wähle „früh beenden“, oder „später starten“, je nachdem, was Dir lieber ist.
  4. Nutze die Drop-Down Auswahl, um die Anzahl der Minuten für Meetings die kürzer oder länger als eine Stunde sind auszuwählen.

Praxistest 1 Maria

Die Einstellung für die Meeting-Verkürzung vorzunehmen war einfach. Somit konnte Maria die Funktion direkt auf Herz und Nieren testen. Also Kalender auf und ein paar Termine reinballern. Schon beim Anlegen des ersten Termins wird ein Problem sichtbar: Marias Standard-Dauer für neue Termine und Besprechungen ist auf eine Stunde voreingestellt. Der Kalender verkürzt das 1-stündige Meeting automatisch auf 45 Minuten, von den 8 Minuten Verkürzung bei einem 30 Minuten Meeting ist erst einmal nichts zu sehen.

Praxistest 2

Also rein in Outlook und die Standard-Dauer für neue Termine und Besprechungen auf 30 Minuten verkürzen. Bei der Anlage eines neuen Termins zieht Outlook von den 30 Minuten brav 8 Minuten ab.

Doch was ist, wenn Maria doch lieber ein 1-stündiges Meeting möchte? Einfacher Klick aufs Dropdown bei Ende und schon kann Maria 1 Stunde auswählen. Genau das tut sie und schon steht da eine Stunde und nicht 45 Minuten, so wie es eigentlich sein sollte. Irgendwas ist also schiefgelaufen. Also Drop Down noch einmal öffnen. Alles klar, der Fehler sitzt wieder einmal vor dem Rechner. Maria hätte ca. 1 Stunde wählen müssen, um die neu eingestellte Funktion zu aktivieren.

Genau dies tut sie für das nächste Testlevel. Direkt im Anschluss an den gerade angelegten Termin, ignoriert Maria die 15 Minuten Pause und legt den nächsten Termin an. Das Problem: Outlook lässt es zu. ;-( Das bedeutet die Funktion verkürzt die Termine zwar, blockt aber nicht die dadurch entstandene Pausenzeit für neue Termine.

Praxistest 3

Bryan nutzt einen Apple- und keinen Windows-PC. Die Outlook-Desktop-App für iOS unterstützt die Funktion nicht. Obwohl es möglich ist, die Funktion über die Outlook-Web-App zu nutzen, ist diese zusätzliche Hürde für uns im Team aktuell das endgültige Aus, für die Nutzung der Funktion.

Beste Einstellung für diese Funktion

8 Minuten für weniger als 1 Stunde und 10 Minuten für mehr als eine Stunde haben die höchste Chance auf Erfolg. Wir würden uns bei mehr als eine Stunde auch eine schiefe Zahl wie 11 oder 9 Minuten wünschen, da diese dem Gehirn klar sagt „Achtung Pause“. 5, 10 oder 15 Minuten Intervalle sind in Kalendern so normal, dass das neue Outlookfeature schnell in Vergessenheit zu geraten droht.

Fazit – gute Idee, mangelnde Umsetzung

Hand aufs Herz: Die Idee hinter dem Feature ist smart. Die Umsetzung des Features macht das Ganze allerdings zu Nichte. Wer nicht wie wir 3 Stunden mit dem Feature hin und her testet welche Einstellung die beste ist, läuft Gefahr die Funktion im Alltag einfach wieder zu vergessen.

Hinzu kommt, dass dieses Feature für uns keinen erkennbaren Mehrwert im Team bietet. Da der Termin die verkürzte Zeit im Kalender nicht automatisch blockt, verhindert das Feature nicht, dass Deine Kollegen Dir den Kalender mit Terminen so zubuchen, dass er keine Pausenzeiten enthält.

Unser Fazit daher: Kann man machen, muss man aber nicht. Hoffen wir mal, das Microsoft hier noch einmal Hand anlegt, um das Feature wirklich alltagstauglich zu machen. Aus unserer Sicht fehlen dem Feature hierfür folgende Funktionen:

  1. Die Funktion „Meeting kürzen“ muss auch in der iOS-Version der Desktop Outlook App verfügbar sein.
  2. Ein 11 oder 16 Minuten Pausenintervall für längere Meetings sollte wählbar sein.
  3. Sobald die Funktion in Outlook aktiviert ist, darf es im Dropdown für die Terminauswahl keine Termine mehr geben, die die Verkürzungsoption nicht berücksichtigen.
  4. Eine echten Pausen-Blockfunktion. In die automatisch von Outlook gekürzte Zeit dürfen keine Termine gelegt werden können.
  5. Termine, die mit der Terminverkürzen Funktion verschickt werden, sollten optisch gut erkennbar sein und einen Hinweis an den Empfänger enthalten, der erklärt, was es mit der Verkürzung des Meetings auf sich hat.
  6. Eine automatische Pausenfunktion bei Meetings, die länger als 90 Minuten dauern, die nach 50 Minuten eine 5-minütige Pause für alle Teilnehmer empfiehlt und diese auch akustisch signalisiert.
  7. Eine automatische Benachrichtigung begleitet von einem Ton, dass Pause ankündigt:
    1. Vorher: „Der Termingeber hat für dieses Meeting eine Verkürzung aktiviert, um die Effizienz des Meetings zu steigern. Dein Meeting beginnt x Minuten später. Hole Dir gern einen Kaffee, oder nutze die Zeit, um Dich zu strecken oder das Meeting vorzubereiten.“
    2. 10 Minuten vor Ende: „Das Meeting endet in Kürze. Bitte kommt zum Schluss und vereinbart ggf. einen Folgetermin, für den Ihr jetzt schon die Themen und To-Dos festlegt.“
    3. Am Ende: „Das Meeting endet jetzt. Du hast nun 10 Minuten für die Nachbereitung des Meetings und 5 Minuten, um das nächste Meeting vorzubereiten, oder kurz Luft zu holen.“

An dieser Stelle sind wir neugierig. Wie ist Deine Meinung zu diesem Feature. Hat es in der aktuellen Version schon einen Nutzen für Dich? Lohnt es sich das Feature weiterzuentwickeln, oder braucht die Welt das Feature nicht, weil eines nur ein Symptom behandelt und das eigentliche Problem (mangelnden Selbstschutz) nicht behebt?