Dass Fachkräfte schwer zu finden sind, ist nichts Neues. Doch in der letzten Zeit häufen sich die Probleme bei der Mitarbeitergewinnung und es ist dadurch für kleine und mittlere Unternehmen (KmU) ohne eigene Human Resources Abteilung noch schwieriger geworden, Fachkräfte zu finden. Es ist nicht so, dass sich gar keine Bewerber:innen finden, doch die, die sich finden, haben höhere Ansprüche als je zuvor. So hohe Ansprüche, dass sich manch ein KmU inzwischen fragt, ob es in einem Markt, in dem es viele Suchende gibt, überhaupt eine Chance hat, qualifiziertes Personal zu finden.

Wir haben keine Antwort auf diese Frage, doch zum Glück haben wir mit Sonja Sinz eine Expertin in Sachen Personalmanagement und -Entwicklung gefunden, die sich die Zeit für ein Interview genommen hat. Was Sonja zur Expertin macht erzählt sie uns am besten selbst.

Warum ist Sonja Experin in Sachen Personal?

M: Hallo Sonja, herzlichen Dank, dass Du Dir die Zeit nimmst uns einige Fragen zum Thema zu beantworten. Kannst Du uns kurz etwas über Dich verraten? Wie wird man zum Experten in Sachen Personal?

S: Ich habe keine typische Personalerinnen-Karriere gemacht, bin eher Quereinsteigerin. Ich habe mich zwar schon immer dafür interessiert, wie Menschen ticken und wie man dieses Wissen nutzen kann, um Neues zu ermöglichen. Doch erstmal habe ich Marketing und Kommunikation studiert. Nach über 10 Jahren Karriere in der Industrie begann ich mich dann für die Frage zu interessieren, was ein richtig gutes Team ausmacht und wie ich die Chemie im Team und die Performance als Vorgesetzte aktiv beeinflussen kann. So kam ich zu Personalthemen, ging raus dem Business und spezialisierte mich im HR-Bereich. Unter HR verstehe ich übrigens Human Relations (also menschliche Beziehungen), nicht Human Resources (menschliche Ressourcen), denn letzteres klingt für mich als wären Menschen etwas, das ein Unternehmen „benutzt“ oder „verbraucht“. Ich habe zwei Zusatzausbildungen gemacht – eine zu „gutem, neuem Arbeiten“ und eine als Teamcoach und Moderatorin. Seit knapp 2 Jahren engagiere ich mich im HR-Startup hppyppl. Dort unterstützen und begleiten wir Organisationen dabei, sich zukunfts-fit und menschenzentriert aufzustellen.

M: Danke für Deine Antwort Sonja. Lass uns, nachdem wir nun wissen, wer Du bist direkt ins kalte Wasser springen und zu der Frage kommen, die unseren Lesern unter den Nägeln brennt. Haben KmU im Wettbewerb um Fachkräfte überhaupt noch eine Chance?

S: Darauf möchte ich mit Ja und Nein antworten. Grundsätzlich ja, aber nur wenn gewisse Bedingungen erfüllt werden.

In 5 Schritten zu einem Ort, an dem Menschen gern arbeiten

M: Meine Lieblingsantwort. 😉 Sie ist informativ doch hilft mir in der Praxis als Unternehmer bzw. Führungskraft nicht weiter. Ich hoffe es ist okay, wenn ich nachhake. Was sind die Bedingungen? Können auch KmU mit weniger als 10 Mitarbeitern diese überhaupt erfüllen?

S: Ja, natürlich darfst Du nachfragen. Wenn ich so darüber nachdenke, gibt es nur eine Bedingung: Unternehmen müssen ein Ort sein, an dem Menschen gern ihr Bestes geben.

M: Wie erschaffe ich als Unternehmer einen solchen Ort?

S: Da kommen mehrere Faktoren zusammen

  1. Die intrinsische Motivation Deiner Mitarbeitenden nicht killen
  2. Die Stärken Deiner Mitarbeitenden finden
  3. Deine Mitarbeitenden gemäß ihren Stärken einsetzen
  4. Deinen Mitarbeitenden Freiraum geben, damit sie ihre Stärken ausleben können
  5. Die Persönliche Entwicklung Deiner Mitarbeitenden fördern
  6. Das Sahnehäubchen: Angenehme Arbeitsbedingungen, und kleine Extras die über das Normale wie 24 Tage Urlaub hinausgehen.

Schritt 1: Die intrinsische Motivation meiner Mitarbeitenden fördern

M: Das klingt ja eigentlich ganz einfach. Können wir die einzelnen Punkte etwas genauer beleuchten, um zu verstehen, worum es geht? Lass uns mit Nummer 1 beginnen: Wie fördere ich die intrinsische Motivation meiner Mitarbeitenden?

S: Das fängt bei Dir als Unternehmerin oder Führungskraft an. Wie ist Dein Menschenbild? Es gibt zwei Menschenbilder – das eine folgt der Theorie Y, das andere der Theorie X.

  1. Glaubst Du, dass Menschen eigenmotiviert arbeiten (Theorie Y) oder glaubst du,
  2. dass Menschen immer zur Arbeit gezwungen werden müssen und Kontrolle notwendig ist, damit sie Ihren Job auch machen? (Theory X)

Egal was Du glaubst, Dein Glaubenssatz ist eine selbsterfüllende Prophezeiung.

Wenn Du an Eigenmotivation glaubst, kannst Du die intrinsische Motivation Deiner Belegschaft fördern. Wobei das nicht ganz richtig ist, denn die Menschen spüren Deine Haltung und passen ihr Verhalten an. Wir sprechen ja hier von intrinsischer, nicht von extrinsischer Motivation. 😉

Wenn Du hingegen glaubst, dass Zwang und Kontrolle notwendig sind, dann förderst du mit diesem Menschenbild genau das Verhalten, das Du so dringend vermeiden möchtest. Weil deine Haltung und das daraus resultierende Verhalten die intrinsische Motivation Deiner Mitarbeiter killen. Siehe hierzu auch den Artikel „Kontrollierst du noch oder führst du schon?“ im Blog von hppyppl.
Menschen, die spüren, dass ihnen misstraut wird, reagieren wahlweise mit:

  1. Dienst nach Vorschrift, Faulheit
  2. Nicht verantwortungsvollem Umgang mit Ressourcen
  3. Mangelndem Mitdenken
  4. Innerem Rückzug
  5. Innerer Kündigung

Ich muss Menschen doch zum arbeiten zwingen, oder?

M: Erlaubst Du mir ein paar Zwischenfragen zum besseren Verständnis zu stellen?

S: Ja natürlich. Schieß los.

M: Zwischenfrage 1: Was mache ich, wenn ich Menschenbild Nummer 2 (Theorie X) habe und dennoch dringend Personal brauche?

S: Reflektiere Dich. Bist Du eigenmotiviert, oder brauchst Du Zwang und Kontrolle? Wenn Du selbst eigenmotiviert bist, stellt sich die Frage, warum du glaubst, dass andere anders sind. Wenn du selbst Kontrolle und Zwang brauchst, kann es sein, dass Deine eigene intrinsische Motivation beschädigt ist. In diesem Fall ist es sinnvoll zu prüfen, ob Du im richtigen Unternehmen für Dich bist und ob deine Stärken in deinem Job ausgelebt werden können.

Wenn Du Theorie X anhängst, ist das kein Weltuntergang. Ein Coaching oder ein Leadership Sparring können hier hilfreich sind.

M: Zwischenfrage 2: Was sagt die Wissenschaft wie ist die X und Y Verteilung in der Bevölkerung?

S: Mir ist keine Studie bekannt, die hätte belegen können, dass Theorie X zutrifft. Die Mehrheit aller Menschen ist von Natur aus eigenmotiviert und lernwillig. Wenn wir Personen begegnen, die Schwierigkeiten haben sich aufzuraffen, dann liegt das oft daran, dass sie einer Tätigkeit nachgehen, die sie langweilt und/oder in einem Umfeld arbeiten in dem sie sich nicht wertgeschätzt fühlen. Sie zeigen also X-artiges Verhalten, sind in Wirklichkeit aber Y.

Schritt 2:  Wie finde ich die Stärken meiner Mitarbeitenden?

M: Sehr spannend. Doch wir drohen abzuschweifen. Heute hat uns ja eine andere Frage zusammengebracht. Lass uns nun wieder einen Blick auf unsere Liste werfen. Wie sieht es mit Nummer 2 auf meinem Weg zu einem Unternehmen aus, in dem Menschen gern arbeiten wollen? Wie finde ich die Stärken meiner Mitarbeitenden?

S: Dafür gibt es digitale Tools, die Du kaufen kannst, wie zum Beispiel

Als kostenlose Alternative empfehle ich in KmU gern die Übung „Gebrauchsanweisung für mich selbst“ zu machen. Allen Kunden von thiemwork bieten wir diese Übung als Dankeschön für dieses Interview als praktisches PDF an. Schreibt Maria einfach kurz eine E-Mail, und bittet sie um die Zusendung der Bedienungsanleitung.

M: Wow, Sonja. Vielen Dank. Ich bin mir sicher, dass ich bald Mails bekommen werde. Lass mich die Gelegenheit nutzen, eine weitere Zwischenfrage zu stellen: Was sind denn die Stärken, die ich mit diesen Tools identifizieren kann?

S: Bei diesen Tools geht es im Detail nicht darum, „Stärken und Schwächen“ zu finden, sondern Präferenzen und dann zu prüfen, wie gut die zum „Idealprofil“ für einen bestimmten Job passen. Also zum Beispiel ist die Person kreativ und braucht Freiraum, oder liebt sie Struktur und braucht definierte Prozesse, die sie abarbeiten kann. Prinzipiell kann jeder beides, doch ein Kreativer wird vielleicht für Prozessbefolgung mehr Energie brauchen als jemand, der Strukturen liebt.

Schritt 3: Wie kann ich meine Mitarbeitenden gemäß ihrem Stärken einsetzen?

M: Danke für die Erläuterung Sonja. Lass uns nun Nummer 3 auf meinem Weg zu einem Unternehmen anschauen, in dem Menschen gern arbeiten wollen. Wie kann ich meine Mitarbeitenden gemäß ihrem Stärken einsetzen?

S: Da kommen wir in den Bereich des Organisationsdesigns. Es geht um die Fragen: Wie erledigen wir bei uns die Arbeit? Welche Strukturen und welche Rollen gibt es? Die Sache ist, dass diese Dinge in vielen KmU beim Arbeiten einfach entstehen, ohne dass sich jemand groß Gedanken darüber macht. Sie sind historisch gewachsen und werden nicht mehr hinterfragt.

Beim Organisationsdesign werden diese Dinge sichtbar gemacht und können so erstmals auch aktiv und bewusst gesteuert werden. Wichtig ist hierbei, dass das Organisationsdesign nicht im Stillen Kämmerchen der Geschäftsführung erledigt wird, sondern dass jeder im Unternehmen daran mitwirkt. Je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen hat, desto komplexer ist diese Aufgabe. Hier sind KmU mit wenigen Mitarbeitenden klar im Vorteil.

Im Idealfall wird der Prozess von einer außenstehenden Person moderiert. So wird zum einen sichergestellt, dass alle sich voll einbringen können und die außenstehende Person kann Dinge spiegeln, die dem Unternehmen selbst nicht auffallen, weil sie völlig normal erscheinen.

M: Das mit den Rollen klingt super spannend, lass uns das Thema für einen anderen Tag aufsparen, damit wir hier nicht zu weit abschweifen.

S: Sehr gern. Das Interview bereitet mir Freude, das können wir gern wiederholen.

Schritt 4:  Wie gebe ich meinen Mitarbeitern den Freiraum ihre Stärken auszuleben?

M: Perfekt, damit wären wir schon bei Nummer 4 auf unserer Liste ein Ort zu werden, an dem Menschen gern arbeiten. Also liebe Sonja, wie gebe ich meinen Mitarbeitern den Freiraum ihre Stärken auszuleben? Ein strukturierter Mensch will doch Struktur, treibe ich den mit Freiraum nicht in den Wahnsinn?

S: Es geht bei Freiraum um Autonomie und Selbstbestimmung. Jeder Mensch strebt in gewissem Maß nach diesen beiden Dingen. Daher freut sich auch ein strukturierter Mitarbeiter über Freiraum, er braucht nur eine gewisse Struktur. Das bedeutet, dass er eine klare Aufgabenstellung bekommt und diese nach seinen Vorstellungen umsetzen kann. Eine schöne Aufgabe für solche Menschen ist es zum Beispiel, sich schiefe Prozesse im Unternehmen anzuschauen und diese zu optimieren. Eigentlich würde ich an dieser Stelle gern auf das Thema Menschen und Freiraum eingehen, weil dies sehr spannend ist, doch ich wette, das führt zu weit, oder?

Schritt 5: Wie fördere ich persönliche Entwicklung?

M: Ja, leider, doch die gute Nachricht: auch dazu können wir ein Interview machen. Tatsächlich würde ich mich sehr darüber freuen, weil ich jetzt schon eine Menge von Dir gelernt habe. Lass uns wieder einmal zurück zu Nummer 5 auf unserer schönen Liste kommen.

Wie fördere ich persönliche Entwicklung? Erlaube mir gleich die Anschlussfrage: Das kann ich mir doch als KmU gar nicht leisten. Zum einen brauche ich mein Personal am Kunden oder in der Produktion. Zum anderen kosten Weiterbildungen Geld, das ich nicht habe und dann besteht ja auch noch die Gefahr, dass der von mir ausgebildete Mensch von einem anderen Unternehmen abgeworben wird. Es wäre in Anbetracht dieser Risiken und Investitionen doch unternehmerisch unklug die persönliche Entwicklung meiner Leute zu fördern, oder?

S: In diesen Fragen stecken gleich mehrere – meiner Erfahrung nach – nicht zutreffende Annahmen.

  1. Annahme: Weiterbildung kostet immer Geld. Stimmt so nicht. Unglaublich guter Fachcontent ist heute frei verfügbar, zum Beispiel auf YouTube, Podcasts oder Blogs. Ich persönlich lerne viel in meinem Bereich beim Lesen des Blogs persoblogger.de , der sich auf Personal Themen spezialisiert hat
  2. Annahme: Personal in Weiterbildungen fehlt mir zwangsläufig als Arbeitskraft während der Weiterbildung. Stimmt so nicht. Eine geniale Weiterbildungsmöglichkeit sind Kundenprojekte. Wenn hier gezielt Mitarbeitende eingesetzt werden, die sich in diesem Bereich noch nicht gut auskennen, deren Stärkenprofil aber dazu passt, erhalte ich Weiterbildung und Arbeitskraft in einem. Auf Englisch nennt sich das Ganze dann „Job-Enrichment.“
  3. Annahme: Ausgebildete Personen werden abgeworben. Stimmt für Unternehmen, die kein Ort sind, an dem Menschen gerne arbeiten wollen. Wenn Du aber bereits die ersten vier Punkte unserer Liste durchlaufen hast, dann ist dein Unternehmen Du mit hoher Wahrscheinlichkeit kein solcher Ort, was bedeutet deine Mitarbeiter brauchen mehr als nur mehr Gehalt um dich zu verlassen.

Die Persönliche Weiterbildung in der Organisation ist idealerweise so strukturiert, dass sie Deinem Unternehmen und Deinen Mitarbeitenden nutzt. Ein Chinesisch-Kurs zu sponsern, macht für ein Thüringer Unternehmen, dass keine chinesischen Kunden hat vielleicht wenig sinn, doch eine Weiterbildung in Digitalisierung bringt beide Seiten voran.

Was sind angenehme Arbeitsbedingungen, die mich als KmU nicht in den finanziellen Ruin treiben?

M: Damit haben wir die 5 Punkte Deiner Liste abgearbeitet, fehlt nur noch das Sahnehäubchen: Was sind angenehme Arbeitsbedingungen, die mich als KmU nicht in den finanziellen Ruin treiben?

S: Das großartige ist, dass sich jedes KmU solche Arbeitsbedingungen leisten kann, weil es sogar kostenlose Möglichkeiten gibt. Klingt zu gut, um wahr zu sein, oder?

M: Ja allerdings. Ich bin super gespannt was jetzt kommt.

S: Na dann nehmen wir Dich doch mal als Versuchskaninchen. Du malst doch in Deiner Freizeit, oder?

M: Ja. Obwohl Malen ist das vielleicht nicht. Es ist einfaches Sketchnoten, also schnell etwas kaum erkennbares Zeichnen und mit Text erklären was das sein könnte. Aber das ist nicht der Punkt, auf den Du hinauswillst, oder?

S: Stimmt, aber könntest Du Dir vorstellen, Deinen Kollegen die Grundlagen von Sketchnoten nach der Arbeit kostenlos beizubringen?

M: Ja absolut, ich bin immer traurig, wenn Menschen denken, dass sie nicht zeichnen können, und zeige ihnen super gern die Basics.

S. Na also, da ist die kostenlose angenehme Arbeitsbedingung, von der wir gesprochen haben. Du bist kein Einzelfall. In jedem Unternehmen schlummern verborgene Talente von Menschen, die diese gern teilen, wenn sie im Gegenzug auch was von ihren Kollegen lernen. Die Bandbreite ist dabei weit. Es kann Fotografie sein, oder Sport oder kochen. Lass dich einfach überraschen. Und noch etwas ist großartig daran: Du stärkst die Teambindung.

Sobald ein Unternehmen Budget für diesen Bereich hat, sind

  • Sabbatical
  • Flexible Arbeitszeitmodelle
  • Mobilitätszuschüsse oder ein Jobrad
  • (virtuelle) Anteile am Unternehmen
  • Unterstützung bei der Kinderbetreuung
  • Unterstützung bei der Altersvorsorge
  • großartige Maßnahmen, um angenehme Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Fazit: Haben KmU im Wettbewerb um Fachkräfte eine Chance?

M: Wow, Sonja vielen Dank für all die Informationen. Kannst Du das Gesagte nun noch einmal zusammenfassen und die Frage unseres heutigen Interviews beantworten, ob KmU im Wettbewerb um Fachkräfte überhaupt noch eine Chance haben?

S: KmU haben auf jeden Fall eine Chance. Es müssen einige wichtig Bedingungen erfüllt sind, und die beginnen an der Spitze des Unternehmens. Ich habe schon viele Unternehmen in diesen Prozessen begleitet und konnte live miterleben, wie sich Unternehmen in Orte verwandelten, in denen Menschen gern ihr Bestes geben. Darunter waren auch einige KmU. Und ich persönlich glaube sogar, dass KmU es sogar leichter haben, diesen Wandel zu vollziehen als ein Konzern mit zigtausenden Mitarbeitenden.

M: Ich danke dir für das Interview und Deine Zeit. Ich habe eine steile Lernkurve mitgenommen und freue mich jetzt schon auf unser nächstes Interview. Irgendwie habe ich das Gefühl, dass es den Lesern dieses Interviews ähnlich ergehen könnte.