Stell Dir folgendes Szenario vor: ein neuer Mitarbeiter beginnt in 6 Wochen bei Dir und Du hast keinen erprobten und bewährten Onboarding Prozess. Welche Gedanken schießen Dir durch den Kopf? Was würdest Du in dieser Situation tun?

Wir kennen Deine Antworten auf diese Fragen nicht. Allerdings standen wir dieses Jahr vor genau dieser Herausforderung. Heute möchten wir Dir verraten, wie wir die Aufgabe mit Hilfe von MeisterTask so gestemmt haben, dass wir nun nicht nur über einen Onboarding-Prozess verfügen, sondern sogar über einen, der von Mal zu Mal besser wird.

Hilfe, ein neues Teammitglied kommt bald

Mit dem Ja zu Bryan, standen wir vor der Frage wie wir ihm einen guten Start bei thiemwork ermöglichen konnten. Zwar ist es uns in den letzten Jahren gelungen einige Prozesse auf die Beine zu stellen, die das Wissen im Unternehmen konservieren und so den Start für neue Mitarbeiter erleichtern, doch einen getesteten und bewährten Mitarbeiter-Onboarding-Prozess gab es Mitte 2022 noch nicht.

In der Vergangenheit hatte uns das Fehlen eines solchen Prozesses schon die ein oder andere Schwierigkeit bereitet. Diese Schwierigkeiten wollten wir unserem neuen Werksstudenten ersparen, damit er sich neben der Arbeit bei uns vollkommen auf sein Studium konzentrieren kann. Also taten wir das einzig Sinnvolle, das wir in dieser Situation unserer Meinung nachtun konnten: Wir wandten den thiemwork Wert Transparenz auf den Onboarding Prozess für Bryan an und gestalteten diesen komplett transparent.

Wir wollen besser werden und dafür brauchen wir Dich

Der erste Schritt war es den Onboarding-Prozess für Bryan transparent zu machen. Wir sagten ihm, dass wir bei thiemwork immer danach streben Dinge, die wir zum wiederholten Mal tun, besser zu machen als das Mal zuvor. Wir sagten ihm auch, dass wir noch nie einen Werksstudenten im Team hatten und daher ein Onboarding-Prozess auf ihn wartet, der noch nicht erprobt wurde. Wir baten ihn im gleichen Atemzug darum, dass er uns während des Prozesses sofort Feedback gibt, wenn etwas in unserem Ablauf völlig daneben ist oder fehlt. Wir versprachen ihm auch, dass er der einzige Werkstudent bei thiemwork sein würde, der einen so chaotischen Onboarding-Prozess erleben würde, wie er.

Der zweite Schritt war den Prozess mit Hilfe von MeisterTask vorzubereiten. Zum Glück mussten wir hier nicht bei null starten, da wir bereits vor längerem ein MeisterTask Board erstellt hatten, auf welchem wir über ein Jahr Ideen gesammelt hatten, die uns irgendwo über den Weg gelaufen waren und gefielen. Also räumten wir dieses Board auf und brachten alle Inspirationen auf einer MeisterTask Aufgabe in eine uns sinnvoll erscheinende Reihenfolge. Die nächste Herausforderung bestand nun darin diese Aufgabe für Bryan sichtbar zu machen.

Ein eigenes MeisterTask Board für Bryan

Obwohl es bei thiemwork sehr viele MeisterTask Boards gibt, passte thematisch keins zu der Aufgabe einen Mitarbeiter einzuarbeiten. Also erstellten wir für Bryan ein eigenes Board, auf dem seine Onboarding Aufgabe landete. Erst später ist uns bewusst geworden, dass ein eigenes Board eine wirklich gute Idee war. Die einzelnen Gründe schauen wir uns im Verlauf dieses Beitrags an.

Vor dem ersten Arbeitstag

Bevor ein neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen beginnt, gibt es einige Aufgaben, wie zum Beispiel die Einrichtung eines Arbeitsplatzes, die erledigt werden müssen. In der Vergangenheit haben wir diese Aufgaben immer in dem Moment bearbeitet, in dem sie uns begegneten. Da nicht alle Aufgaben sofort erledigt werden können, verloren wir ab und an auch eine dieser Aufgaben aus dem Blick. Dank des Bryan Boards konnten wir dieses Mal alle Aufgaben, die uns begegneten sammeln, priorisieren, terminieren und strukturiert abarbeiten. Dies stellte eine unglaubliche Arbeitserleichterung im Alltag da, da eine einmal wahrgenommene Aufgabe nicht vergessen werden konnte. Zudem sind diese Aufgaben nun Bestandteil eines Prozesses und können uns in Zukunft nicht mehr überraschen.

Uns war bewusst, dass Bryan an seinem ersten Arbeitstag Zugriff auf dieses Board bekommen und damit auch sehen würde, wie der aktuelle Stand bei allen ihn betreffenden Aufgaben war. Im Sinne unseres Strebens nach Transparenz im Team war dieser Ansatz daher perfekt.

Erwartungshaltungen abklären

In den Sozialen Medien gibt es immer wieder Berichte über geniale und furchtbare erste Arbeitstage. Wir wollen jedem Mitarbeiter einen großartigen ersten Arbeitstag bieten, doch wir hatten keinen blassen Schimmer, wie ein perfekter erster Arbeitstag für Bryan aussehen würde. Also fragten wir den einzigen Menschen auf dieser Welt, der diese Frage beantworten kann.

Aus Bryans Antwort erstellten wir Aufgaben auf seinem Board. Noch am gleichen Tag konnten wir einige dieser Aufgaben umsetzten. Doch es wurde auch deutlich, dass wir es nicht schaffen würden, seinen Wunsch alle Mitarbeiter am ersten Tag kennenzulernen umzusetzen.

Bryans erster Arbeitstag

An seinem ersten Arbeitstag erhielt Bryan Zugriff auf das Board. Zum Glück ist er technisch fit und verstand das Kanban-Prinzip hinter MeisterTask sofort. Zudem bewegte er sich nach einer kurzen Einführung intuitiv durch das von MeisterTask übersichtlich gestaltete Userinterface.

Dank seines eigenen Boards wusste Bryan ab dem ersten Tag wie der Stand der Aufgaben in Bezug auf seine Einarbeitung war. Er konnte sehen, welche Aufgaben bereits erledigt waren, konnte sehen was noch bevorstand und welche Aufgaben bereits in Arbeit waren. Alle Aufgaben, für die Bryan etwas machen musste, wurden ihm nach Rücksprache zugewiesen. Zu diesen Aufgaben gehörte auch eine, die wir aus seinen Vorstellungen für seinen perfekten ersten Tag abgeleitet hatten. Auf dieser Aufgabe, bei der es darum ging, alle im Team kennen zu lernen, befanden sich die Vornamen aller Mitarbeiter und eine To-Do-Liste mit deren Hilfe Bryan sie kennenlernen konnte.

Das eigene Board war für Bryan auch der perfekte Ort, um seine Aufgaben zu strukturieren und sich mit MeisterTask im Detail vertraut zu machen. Quasi aus dem Nichts heraus, hatte Bryan dank seines Boards einen geregelten Onboarding Prozess, der ihm nicht nur einen Überblick gibt, wo im Onboarding Prozess wir uns gerade befinden, sondern ihm auch die Möglichkeit gibt diesen aktiv mitzugestalten. Besser hätten wir ihm am ersten Tag gar nicht zeigen können, wie seine zukünftige Arbeit bei thiemwork sich gestalten würde.

MeisterTask und die Zusammenarbeit im Team

Um im Team gut mit MeisterTask arbeiten zu können braucht es unserer Erfahrung nach Routine und das Brechen mit liebgewonnenen Gewohnheiten. Diese Erfahrung musste auch Bryan sammeln. Er war es gewohnt selbstständig zu arbeiten und notierte seine täglichen Aufgaben auf einer eigenen Liste. In vielen Unternehmen ist dies eine sehr kluge Vorgehensweise, doch bei thiemwork sorgt dieses Vorgehen dafür, dass wir mit dem Wert Transparenz brechen. Denn die Aufgaben, die nur Bryan sehen kann, sind für das Team unsichtbar.

Bei thiemwork nutzen wir MeisterTask nicht nur für das Bearbeiten von Aufgaben, sondern auch für die Zeiterfassung, auf der unsere Kundenabrechnung basiert. Eine Aufgabe für einen Kunden, die in MeisterTask nicht existiert, kann auch nicht abgerechnet werden. Daher ist es wichtig, dass jeder im Team MeisterTask für seine Aufgabenbearbeitung nutzt. Hinzu kommt, dass das thiemwork-Team versucht Aufgaben nach den jeweiligen Stärken der Mitarbeiter zu verteilen. Die meisten Kundenaufgaben benötigen die Stärken verschiedener Teammitglieder. Daher werden sie nacheinander von mehreren Teammitgliedern bearbeitet. Dank der Zuweisungsfunktion in MeisterTask ist es ein leichtes eine Aufgabe weiterzureichen. Ist diese Aufgabe dann auch noch verständlich formuliert, kann diese ohne Rücksprache vom nächsten Team Mitglied weiterbearbeitet werden.

Für Bryan bedeutete dieser Aufgaben-gemeinsam-bearbeiten-Prozess, dass er sich im ersten Monat von seiner eigenen Liste verabschieden und lernen musste seine Aufgaben in MeisterTask zu managen.

Neue Routinen dank Daylies

Um diese Umstellung zu vereinfachen, gibt es seit seinem zweiten Tag ein (im Idealfall nur 15 Minuten langes) Daily im Team, bei dem alle Aufgaben, die aktuell anstehen kurz durchgesprochen werden und dafür gesorgt wird, dass jeder im Team alles hat, was er braucht, um seine Aufgaben erledigen zu können.

Dank seines eigenen MeisterTask Boards hatte Bryan einen geschützten Platz, an dem er seine Aufgaben vorstrukturieren und Erfahrung darin sammeln konnte, wie diese aussehen müssen, damit im Daily keine Rückfragen entstehen. An dieser Stelle stellten andere Team Mitglieder dank Bryans Feedback fest, dass auch ihre Aufgaben nicht immer verständlich formuliert waren. Nun arbeitet das Team gemeinsam daran die interne Aufgabenformulierung weiter zu optimieren.

Dank des Daylies war Bryan schnell klar, dass bei thiemwork das Wissen in alle Richtungen fließt und jeder im Team von jedem lernt. Schon im ersten Monat haben wir einiges von ihm gelernt. Angefangen bei “Du musst den Link nicht speichern, du kannst auch einfach auf die Uhr klicken” bis zu “Wir könnten doch auch einen Blogbeitrag zu Transparenz im Unternehmen dank MeisterTask erstellen”.

Bedarfsorientierter Zugriff auf weitere Boards

Auch wenn das Onboarding eines Mitarbeiters wichtig ist, ist es kein Selbstzweck. Mitarbeiter in Unternehmen arbeiten in der Regel für die Kunden des Unternehmens. So ist es auch bei thiemwork. Doch im Gegensatz zu anderen Unternehmen arbeitet jeder im Team für jeden Kunden. Damit dies möglich ist, gibt es für jeden Kunden ein eigenes MeisterTask Board.

Bryan von vornherein auf alle Kundenboards einzuladen war allerdings keine Option. Zwar ist uns Transparenz wichtig, doch sie ist kein Selbstzweck. Die Gefahr Bryan am ersten Arbeitstag mit Informationen zu überfluten und Gefahr zu laufen ihn zu überfordern war für uns keine Option. Dank MeisterTask war es uns möglich ein Kundenprojekt nach dem anderen für Bryan freizuschalten. Welche Projekte er aktuell brauchte, stellten wir spätestens im Daily fest. So konnte Bryan sich in Ruhe in jedes Projekt einarbeiten und wusste ab dem Moment der Freischaltung auch, welche Aufgaben des Kunden aktuell anstanden.

Fazit

Dank MeisterTask (Affiliate Link: thiemwork erhält eine Provision, wenn Du bei MeisterTask nachdem Du auf diesen Link geklickt hast, zahlender Kunde wirst.). hatten wir einen vollständig transparenten Onboarding-Prozess, der sich schon während des Onboardings weiterentwickelte. Das Bryan Board und die erledigten Aufgaben können archiviert werden, sobald alle Aufgaben hierauf erledigt, oder einem anderen Board zugewiesen sind. Vor dem nächsten Onboarding Event werden wir uns die Zeit nehmen das archivierte Board zu sichten und in Ruhe auswerten. So wird der Onboarding Prozess von Mitarbeiter zu Mitarbeiter besser und wir können das Versprechen halten, dass wir Bryan vor seinem ersten Tag bei uns gegeben haben.

An dieser Stelle sind wir neugierig: Welche Tools nutzt Du für den Onboarding-Prozess in Deinem Unternehmen?