Kennst Du das: Es ist der erste des Monats und Dein gestern noch leerer Schreibtisch ist voller Miniaufgaben, die jeden Monat einmal erledigt wollen. Jede Aufgabe an sich ist nicht wild. Doch jeden Monat fressen diese Aufgaben einen Teil Deiner wertvollen produktiven Arbeitszeit.

Früher hatten wir keine Wahl, wir mussten durch diese Aufgaben durch. Zum Glück hat sich das inzwischen geändert. Heute lassen sich viele Aufgaben automatisieren. Die Aufgabe an sich zu Automatisieren ist nicht immer einfach, aber oft sparte die Automatisierung nach kurzer Zeit mehr Zeit als ihre Einrichtung, wie diese kleine Geschichte aus unserem Alltag zeigt:

Wie lange haben wir letzten Monat gearbeitet?

Wir sind eine Agentur, die jeden Monat für viele Kunden arbeitet. Dank MeisterTask sind wir in der Lage an vielen Projekten gleichzeitig zu arbeiten und dennoch alle Aufgaben des jeweiligen Projektes vor Augen zu haben. Am Ende des Monats wissen wir, dass wir die ganze Zeit gearbeitet haben, doch keiner von uns kann aus dem Gedächtnis sagen, wann er wie viel Zeit mit welcher Aufgabe verbracht hat.

Zum Glück hat MeisterTask hierfür eine smarte Funktion namens Zeiterfassung. Die Zeiterfassung funktioniert im Grunde genommen wie eine klassische Stechuhr. Der einzige Unterschied: Wir Checken nicht morgens ein und abends wieder aus, sondern wir checken uns bei jeder Aufgabe ein, wenn wir sie beginnen und checken uns aus, wenn wir die Arbeit an dieser Aufgabe unterbrechen.

Am Ende des Monats lassen sich diese Zeiten dann in Form einer CSV-Datei aus MeisterTask exportieren. Dieser Report ist genial, weil wir – wenn es der Kunde wünscht – präzise sagen können was genau er für sein Geld bekommt.

Für wen haben wir wie viel gearbeitet?

Um der CSV-Datei die Informationen zu entlocken für wen wir wann wieviel gearbeitet haben, müssen die Daten jeden Monat in eine Excel-Datei verwandelt werden, die zum einen nach Projektnamen sortiert ist und zum anderen die Gesamtzeit des jeweiligen Projektes berechnet.

3 Monate lang hat Maria sich dieser Aufgabe angenommen. Diese Zeit brauchte sie, um das perfekte Format für die Daten zu finden. Doch im 4 Monat ging ihr die Erstellung der Datei auf den Keks, weil sie aufgrund ihrer rudimentären Excel-Kenntnisse ewig brauchte, um die Datei zu erstellen.

An dieser Stelle stellte Maria die entscheidende Frage:

Geht das nicht einfacher? Wenn ich immer das gleiche mache, muss das doch effizienter gehen.

Lass uns an dieser Stelle etwas vorspulen: Die Antwort auf Marias Frage lautet ja. Inzwischen hat Maria eine sehr smarte Excel-Tabelle, in die sie jeden Monat mit wenigen Klicks die CSV-Daten auf dem ersten Tabellenblatt importiert und die ihr mit einem Klick auf Tabellenblatt 3 die Antworten auf die Frage “Für wen haben wir wie viel gearbeitet?” beantwortet.

Fazit

Die meisten Menschen, die arbeiten haben jeden Tag wirklich viel zu tun. Offene Aufgaben, dringende Kundenanfragen und Co. können dafür sorgen, dass wir in einem Hamsterrad arbeiten und das erst mitbekommen, wenn es zu spät ist. Ein bewährter Trick, um dem Hamsterrad zu entkommen sind Automatisierungen.

Potenzial für Automatisierungen gibt es bei allen Aufgaben, die sich wiederholen. Wenn es Dir wie Maria gelingt diese Aufgaben zu bemerken ist der erste wichtige Schritt zur Automatisierung getan. Der nächste Schritt ist die Automatisierung auf die Beine zu stellen. Manchmal ist das ganz einfach, manchmal reichen Deine Fähigkeiten – wie im Falle von Maria – nicht aus, um eine Automatisierung auf die Beine zu stellen. Doch auch an dieser Stelle gibt es meistens Lösungen.

Eine dieser Lösungen teilen wir im nächsten Blogbeitrag mit Dir, indem wir Dir verraten, wie Maria trotz fehlender Excel-Kenntnisse zu einer funktionierenden Excel-Datei kam.