Wie findest Du am Ende des Monats heraus wie viel Zeit am Ende des Monats in ein Projekt geflossen ist? Wir nutzen die Zeitexportfunktion in MeisterTask, um diese Frage zu beantworten und verraten Dir heute nicht nur, wie das geht, sondern teilen mit Dir auch einen kleinen WorkHack, den wir gemeinsam mit MeisterTask entwickelt haben (das bedeutet wir haben Fragen gestellt und MeisterTask hat uns geholfen das Thema zu beheben) der den Prozess unglaublich beschleunigt.

Schritt 1: Zeiten aus MeisterTask exportieren

Die Zeit-Export-Funktion ist etwas versteckt. Du erreichst Sie, indem Du diesen Link anklickst:

www.meistertask.com/stats/time_tracked

Im ersten Moment siehst Du eine schöne Verlaufslinie, die Dir einen schnellen Überblick über die Performance aller Benutzer in MeisterTask in den letzten 7 Tagen anzeigt.

Damit wir die Zeiten des letzten Monats sehen sind in dieser Ansicht ein paar Klicks notwendig:

  1. Stelle sicher, dass “Alle Projekte” ausgewählt sind.
  2. Wähle den Zeitraum “Letzter Monat” aus.
  3. Wähle bei “Tabelle”- Layout
  4. Stelle sicher, dass “Alle Benutzer” ausgewählt sind.
  5. Klicke auf den Link “Als CSV herunterladen”.

Wechsle nun ins MeisterTask Dashboard, indem Du auf das MeisterTask Logo oben rechts klickst. Nach kurzer Zeit erscheint auf der rechten Seite des Dashboards die Nachricht, dass Du die CSV- Datei “jetzt herunterladen” kannst. ➔

In Deinem Downloadordner findest Du nun folgende .ZIP-Datei. ➔

Entpacke die Zip-Datei, um an Deine CSV-Datei “time-tracking” zu gelangen. ➔

Die “time-tracking”-Datei hat alle Daten, die Du haben möchtest, allerdings ist die Datei nicht sehr übersichtlich und nicht zwingend nach Projekten strukturiert. An dieser Stelle kommt der vorhin versprochene WorkHack ins Spiel.

Kurze Atempause: Warum reicht die CSV-Datei von MeisterTask nicht?

Die CSV Datei von MeisterTask enthält alle Daten, die wir brauchen. Was ihr allerdings fehlt sind einige Features, die es uns erleichtern mit den Daten zu arbeiten. In der CSV Datei sehen wir in Chronologischer Reihenfolge wer wann an welchem Projekt gearbeitet hat. Wenn wir allerdings herausfinden wollen, wie viel Zeit insgesamt in einem bestimmten Projekt verbracht wurden, hat die CSV Datei keinen Nutzen.

Wir könnten nun über MeisterTask eine neue CSV-Datei ziehen, die uns nur die Daten für dieses eine Projekt ausgibt. Bei wenigen Projekten macht das Sinn, doch wer mehr als 10 Projekte in MeisterTask hat, wird mit dieser Methode schnell an die Grenzen stoßen.

Das großartige an CSV Dateien ist, dass wir ihnen mit Hilfe von Excel und einigen Formeln mit wenigen Klicks unsere Wunschdaten entlocken können. In Schritt 2 unserer heutigen Anleitung zeigen wir Dir nicht nur, wie wir das machen, sondern stellen Dir auch die Exceldatei mit den fertigen Formeln, die wir nutzen zum Download zur Verfügung, damit Du bei Deiner eigenen Tabelle nicht bei null anfangen brauchst.

Unsere Excel-Tabelle hat 4 Blätter:

Auf dem ersten Blatt werden jeden Monat die neuen Daten aus Deiner CSV-Datei importiert.

Auf dem zweiten Blatt addiert die Tabelle einen Buffer zu jeder Einheit hinzu, da unserer Erfahrung nach bei der täglichen Arbeit eine Aufgabe immer auch ein wenig vor und Nachbereitung mit sich bringt, die wir nicht aktiv erfassen. Der Buffer in der Download-Datei beträgt 15 Minuten. Mit ein paar Excel-Kenntnissen kannst Du ihn verändern oder löschen. 15 Minuten eignet sich für Dich als Buffer, wenn Du bei kleinen Aufgaben mal auf das Tracking verzichtet. Wenn Du es im Alltag schaffst, immer sauber zu erfassen, macht es Sinn auf den Buffer verzichten. ;-)

Auf dem dritten Blatt erfolgt die Datenmagie in Form einer Pivot-Tabelle. Hier siehst Du auf einen Blick wie viele Stunden diesen Monat…

  • …insgesamt gearbeitet wurde.
  • …an einem bestimmten Projekt gearbeitet wurden.
  • …an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet wurde.
  • …wer wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet hat.

Auf dem vierten Blatt siehst Du alle Daten in einer schönen Grafik dargestellt.

Schritt 2: WorkHack Projektzeiten mit Excel übersichtlich darstellen

Mit Hilfe dieser Excel-Datei (Klick auf den Link startet den Download einer .xlsx-Datei, die kleiner als 1 MB ist), kannst Du die Daten der CSV-Datei nun in eine “übersichtlichere” Form bringen.

Öffne hierfür im ersten Schritt die gerade herunter geladene Datei und klicke auf den kleinen grauen Bereich oben Lins zwischen der Spalte a und der Zeile 1.

Klicke im Hauptmenü auf “Daten” und dann auf “Aus Text/CSV”.

Wähle die Datei “time-tracking” aus und dann auf Importieren.

Im nächsten Fenster klickst Du neben den kleinen Pfeil Laden und wählst dann die Option “Laden in..” aus.

Im letzten Schritt möchte Excel von Dir wissen, wo die Daten aus der CSV-Dateien eingefügt werden sollen. Wähle hier “Bestehendes Arbeitsblatt” aus und achte darauf, dass in der Zeile darunter “=$A$1” steht. Klicken nun auf “OK”.

Herzlichen Glückwunsch. Die Daten aus der CSV-Datei sind nun in Deiner Excel-Datei zu sehen. Klicke nun auf das Tabellenblatt “Duration” und prüfe, ob alle Zeilen aus der CSV-Datei importiert wurden. ➔

Wenn auf dem Tabellenblatt “Duration” alles passt, kannst Du das Tabellen-Blatt “Pivot-Table” anklicken. Bekomme keinen Schreck, falls hier keine Daten zu sehen sind. ➔

Diese lassen sich mit einem Klick auf den Menüpunkt “Daten” und “Alle aktualisieren” ganz einfach auf den Bildschirm zaubern.

In der Pivot Tabelle siehst Du Deine Daten nun endlich nach Projektnamen sortiert und kannst mit Dir wenigen Klicks genau die Daten anzeigen lassen, die Du brauchst.

An dieser Stelle wünschen wir Dir viel Vergnügen mit Deinem neuen Work-Hack. Bei Fragen sind wir gern für Dich da.