Infovideo: Was ist Flow?

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Kennst Du das: Du hast eine Aufgabe vor Dir, die unbedingt erledigt werden muss und Deine volle Konzentration erfordert? Du setzt Dich hin, holst Dir noch schnell ein Heißgetränk und stürzt Dich in Deine Aufgabe. Zu Deiner großen Freude kommst Du in den Flow und Dir geht die Aufgabe besser als erwartet von der Hand.

Doch dann klingelt Dein Computer. Du kennst dieses Geräusch sehr gut. Es ist der Ton, der Dich über eine neue E-Mail informiert.

Ein Ton, der Deinen Flow zerstört

An dieser Stelle passiert etwas Erstaunliches. Es ist egal wie diszipliniert Du bist. Es ist egal, dass Du genau weißt, dass eine Unterbrechung der Aufgabe Deinen Flow jetzt zerstört. Ab jetzt kannst Du machen was Du willst. Dein Gehirn, oder genauer gesagt Dein Unterbewusstsein will wissen was in der E-Mail steht. Es ist völlig menschlich, dass Du irgendwann nachgibst, Deine E-Mails öffnest und im schlimmsten Fall feststellst, dass ein unwichtiger Newsletter gekommen ist.

Unser Alltag ist gespickt von Dingen, die so wie der kleine E-Mail-Benachrichtigungston um unsere Aufmerksamkeit buhlen und uns aus dem Flow reißen:

  • Kollegen, die nur eine kleine Frage haben (geht auch ganz schnell, versprochen)
  • Social Media Netzwerke
  • SMS
  • Anrufe
  • Webseiten, die Benachrichtigungen senden
  • Apps, die Benachrichtigungen senden
  • Der Fitnesstrainer am Handgelenk, der uns daran erinnert, dass wir genau jetzt etwas trinken, sollten
  • Das Smartphone auf Deinem Tisch
  • Die Benachrichtigungsleiste Deines Computers
  • Meetings
  • Usw.

Jede dieser Störungen an sich ist kein Problem, doch zu viele dieser Störer sind der Tod für die Chance auf Deinen Flow.

So bekommst Du Deinen Flow zurück

In dem Moment, in dem Dir bewusst wird, dass es zu viele Störer in Deinem Arbeitsalltag gibt, hast Du den wichtigsten Schritt getan, um Deinen Flow zurückzugewinnen. Der zweite Schritt ist alle Störer aufzulisten, um sie dann im letzten Schritt zu eliminieren.

Habe bei diesem Prozess bitte viel Geduld. Es dauert eine Weile den dauernden Alarmzustand, an den Du Dich in den letzten Jahren gewöhnt hast, wieder abzutrainieren. Mache einen Schritt nach dem anderen und versuche nicht von heute auf morgen alle Benachrichtigungen aus Deinem Alltag zu verbannen.

Technische Störer lassen sich besser in den Griff bekommen als menschliche Störer. Daher empfehlen wir Dir mit diesen technischen Störern zu beginnen. Bevor Du mit der Eliminierung all Deiner Benachrichtigungen beginnst, lohnt es sich noch einmal kurz darüber nachzudenken was wirklich wichtig ist und welche Benachrichtigungen Du auch in Zukunft auf keinen Fall verpassen möchtest.

Was ist wichtig?

Wir alle haben ein, zwei oder drei Dinge im Leben, die nicht warten können:

  • Eltern müssen reagieren, wenn der Kindergarten anruft
  • freiwillige Feuerwehrmänner müssen erreichbar sein, wenn es brennt
  • Der Anruf vom Makler, der das Traumhaus zum Traumpreis klar gemacht hat
  • etc.

Sicherlich musst Du nicht wirklich nachdenken, Du weißt bei welchen Ereignissen Du sofort verfügbar sein musst. Diese Dinge sind die einzigen Dinge, die Dich dank Ausnahmeregelungen auch in Zukunft uneingeschränkt erreichen werden.

Achtung: Nicht nur Töne, sondern auch visuelle Hinweise kosten Aufmerksamkeit

Ein hervorragender Punkt, um mit dem Abschalten der Störer zu beginnen ist der eigene Computer Zum Glück bieten die meisten Computer eine Stelle, an der Du Benachrichtigungen zentral verwalten kannst.

Bei Windows 10 gibt es einen Benachrichtigungsassistenten. Wenn Du hier die Option „Nur Alarme“ aktivierst hast Du auf einen Schlag viele Benachrichtigungen abgeschaltet. Jetzt erreichen Dich nur noch Alarme, die Du eingestellt hast, z.B. eine Termin-Benachrichtigung von Outlook die Dir sagt, dass Du in Kürze einen Termin hast.

Leider kümmert sich der Benachrichtigungsassistent nicht um visuelle Hinweise, wie zum Beispiel die kleine E-Mail, die Outlook in der Windowsleiste Deines Monitors anzeigt. Diese bekommst Du nur über die Optionen in Outlook selbst in den Griff.

Apropos Outlook bzw. E-Mails hierzu haben wir noch einen Flow-Profi-Tipp:

Checke Deine E-Mails zu festgelegten Zeiten

Wenn etwas dringend ist, rufen die meisten Menschen Dich an. Eine E-Mail hat in der Regel Zeit und ist nicht dringend. Statt also morgens das E-Mail-Postfach zu öffnen und x-Mal am Tag zu schauen ob Du aktiv werden musst, lohnt es sich feste Zeitfenster für die E-Mailbearbeitung festzulegen. Die E-Mails, die Du in dieser Zeit nicht schaffst, müssen warten.

Tipp: Nutze eine E-Mail-Signatur wie die folgende, um Deinen Kontakten zu verraten, wie Du das Medium E-Mail behandelst:

„Viele Grüße

Maria Steinberg

Erreichbarkeits-Tipp: Ich bearbeite meine E-Mails in der Regel 1 x am (Werk)Tag. Auf Nachrichten in Microsoft Teams reagiere ich so schnell es geht. In dringenden Fällen bin ich zwischen 8 und 16 Uhr über das Handy erreichbar. Auf der Festnetznummer wird in der Regel Lars ans Telefon gehen.“

Smartphone – Schlafenszeit aktivieren und weg vom Tisch

Sobald Du die Benachrichtigungen Deines Computers unter Kontrolle bekommen hast, ist Dein Smartphone dran. Auch hier gibt schon seit einiger Zeit viele nützliche Funktionen, die Dir Deinen Flow zurückbringen können.

Eine schöne Funktion ist es Deinem Telefon zu sagen, wann Du normalerweise schläfst. In dieser Zeit geht es dann automatisch auf Stumm. So wirst Du nachts nicht von einer SMS geweckt, die Dir ein Freund schreibt.

Im zweiten Schritt arbeitest Du Dich durch die Benachrichtigungsfunktionen. Du kannst zum Beispiel die Benachrichtigungen durch soziale Netzwerke komplett abstellen und Nachrichten von Messangern weiterhin zu lassen. So greifst Du nicht jedes Mal zum Handy, wenn ein Freund auf Facebook ein neues Katzen Video teilt.

Wenn Du ein Flow-Profi werden möchtest, gewöhnst Du Dir im dritten Schritt am besten an Dein Smartphone nicht in Sichtweite aufzubewahren. Der Grund hierfür ist, dass Dein Unterbewusstsein auch ohne Benachrichtigungen weiß, dass es viel schöner ist, mal schnell die Lieblingsapp zu nutzen, statt langweilige Themen wie eine Angebotserstellung zu erledigen.

Menschliche Störer

Sobald Dein Computer und Dein Smartphone Deinen Flow nicht mehr stören, ist es an der Zeit sich um die menschlichen Störer zu kümmern. Hierbei ist unserer Erfahrung nach ein wenig diplomatisches Geschick erforderlich. Den Kollegen zu sagen, dass sie Dich gefälligst in Ruhe lassen sollen, sorgt vielleicht für die gewünschte Ruhe, doch im zweiten Schritt stellen genau diese Kollegen wahrscheinlich auf stur, wenn Du ihre Hilfe benötigst.

Am besten sprichst Du mit Deinen Kollegen über das Störer-Thema und fragst sie wie sie für Flow in ihrem Arbeitsalltag sorgen. Jetzt passieren erfahrungsgemäß 2 Dinge:

  1. Die Kollegen haben geniale Tipps.
  2. Die Kollegen haben das gleiche Problem wie Du.

Im ersten Fall übernimmst Du die Tipps Deiner Kollegen einfach. Im zweiten Fall hast Du nun einen Flow-Verbündeten gefunden, mit dem Du gemeinsam nach einer Lösung und weiteren Betroffenen suchen kannst.

Terminanzahl begrenzen

Wir erleben regelmäßig Menschen, die völlig abgehetzt in einem Meeting erscheinen, weil sie gerade aus einem Meeting kommen und früher losmüssen, weil schon das nächste Meeting auf sie wartet. Diese Menschen tun weder sich noch allen anderen einen Gefallen. Ihr Stress und ihre mangelnden Vorbereitungen schaden dem Meeting in der Regel mehr als sie nutzen.

Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoller die Anzahl der Meetings pro Tag zu begrenzen. Wenn wir den ganzen Tag in Meetings mit dem Besprechen von Aufgaben beschäftigt sind, haben wir schlichtweg nie die Zeit diese auch zu erledigen. Ein bis zwei Meetings am Tag lassen in der Regel genug Luft um…

  • …die eigentliche Arbeit zu schaffen
  • …Zeit für ein super krasses Notfall Meeting zu haben
  • …sich auf Meetings vorzubereiten
  • …Meetings nachzubereiten

Vor und nach einem Meeting ist ein Puffer sinnvoll. Wenn Du 15 Minuten vor einem Meeting beginnst Dich mit dem Thema zu beschäftigen, kannst Du mit einem Heißgetränk Deiner Wahl in das Meeting starten und sparst Deinen Kollegen wertvolle Zeit, weil diese nicht warten brauchen, bis Du gedanklich wieder voll im Thema bist.

Fazit

Abschließen möchten wir diesen Beitrag in einem etwas ernsteren Ton als für uns üblich:

Du bist der einzige Mensch auf der Welt, der dafür sorgen kann, dass Du in den Flow kommst. Es ist in Deiner Verantwortung Deinen Tag, Deine Technik und Deinen Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass du optimal arbeiten kannst. Du musst da nicht allein durch, doch es ist an Dir aufzuzeigen was Du für eine optimale Arbeit brauchst. Irgendwann mit Burnout in der Klinik zu landen, nutzt weder Dir noch Deinem Unternehmen. Also bitte hör auf zu rennen und hilf Dir und Deinen Kollegen dabei den Arbeitsplatz zu schaffen an dem ihr gern arbeiten wollt. Wenn Dein Unternehmen Dich hieran hindern möchte, können wir Dir eine Menge Unternehmen in Thüringen nennen, die sich über einen verantwortungsvollen Mitarbeiter wie dich freuen. Schau mal auf unserer Job-Seite vorbei.

Und jetzt genug der ernsten Worte. Wir hoffen, dass die Tipps für mehr Flow in Deinem Arbeitsalltag sorgen. Solltest Du noch einen Tipp haben, der hier fehlt, ergänzen wir ihn sehr gern.