Sicherlich hast Du schon häufiger gehört, dass die Kommunikation in einem Projekt über dessen Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Läuft die Kommunikation perfekt, läuft auch das Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit sehr gut. Ist die Kommunikation in einem Projekt dagegen schwierig, weil Aufgaben nicht richtig verstanden werden, oder die Informationen nicht jene Personen erreichen, die sie brauchen, kann das Projekt schnell darunter leiden.

Zu Glück gibt es inzwischen zahlreiche großartige digitale Tools, die uns die Kommunikation in Projekten erleichtern. Theoretisch haben Digitale Tools alles was wir für eine gelungene Projektkommunikation brauchen. In der Praxis entpuppen sich jedoch manche Funktionen in bestimmten Situationen als Features und in anderen Situationen als Bug. Eine dieser Funktionen ist die Fähigkeit schnell und einfach Nachrichten zu versenden.

Digitale Nachrichten über Tools zu senden geht in der Regel unglaublich schnell Text schreiben, Enter klicken und schon ist die Nachricht beim Empfänger. Für kurze Nachrichten wie ein “Hallo”, oder “habe ich gesehen” ist es genial schnell zu sein. Ebenso schnell ist eine Rückfrage gesendet, wenn bei einer Aufgabe etwas unklar ist.

Lange Fließtext-Nachrichten sind fies

Doch was ist, wenn eine Nachricht nicht nur einen Satz, sondern mehrere Seiten lang ist? Dann werden fehlende Absätze, Zwischenüberschriften und Listen schnell zum Fluch. Ein freundlich grüßender Kollege, der ins Büro kommt, kann dafür sorgen, dass wir beim Lesen der Nachricht die Zeile und damit den Faden verlieren.

Das geht schnell zu Lasten der Kommunikation im gesamten Team. Hier ein paar Beispiele die Dir vielleicht auch schon einmal begegnet sind:

Wir beginnen das Büro mit “Bitte nicht stören”- Schildern zu dekorieren.

Wir lesen die Nachricht mit verminderter Aufmerksamkeit, weil wir fertig werden wollen.

Wir beantworten nur Teile der Nachricht, weil wir aufgrund des Fließtextes bei unserer Antwort nicht an alle Punkte gedacht haben.

Wir haben das Gefühl, dass Niemand liest was wir schreiben, weil wir nie alle Antworten auf unsere Fragen bekommen.

Dies sind, wie gesagt, nur ein paar der möglichen Folgen von unformatierten Fließtexten. Fließtexte mögen harmlos wirken, aber sie können die Power haben die Kommunikation in Teams zu zerstören und Projekte gegen die Wand zu fahren.

Formatierte Nachrichten sorgen für gutes Klima im Team

Doch nicht nur Fließtexte sind mächtig. Großartig formatierte Texte haben die Macht das Teamklima nachhaltig zu verbessern:

  • Sie sorgen dafür, dass Informationen fließen und verstanden werden.
  • Sie helfen uns dabei das Wesentliche im Blick zu behalten.
  • Sie sparen uns wertvolle Zeit.

Sie sorgen dafür, dass wir mehr Energie für andere Aufgaben haben, weil sie weniger Konzentration von uns brauchen.

Doch großartige formatierte Texte entstehen unserer Erfahrung nach nicht einfach so. Sie entstehen, weil Team-Mitglieder gelernt haben, wie wichtig Kommunikation ist und sich die Zeit nehmen gute Nachrichten zu verfassen.

Unserer Erfahrung nach gibt es ein paar einfache Work-Hacks, die die digitale Kommunikation im Team nachhaltig verbessern. Diese Liste ist nicht vollständig, wir haben uns auf das Tipps konzentriert, die relativ einfach umzusetzen sind und schnell zur Routine werden können.

Checkliste – Nachrichten formatieren

Achtung: Diese Liste ist für Dich und eignet sich nicht als Anweisung an Dein Team. Denn die Sache mit der Kommunikation ist die: In der Regel funktioniert es nicht Menschen zu sagen, dass sie “besser” kommunizieren müssen. Unserer Erfahrung nach ist der beste Weg die Kommunikation im eigenen Team zu verbessern der selbst ein gutes Vorbild zu sein. Indem Du Dir die Liste schnappst und jeden Monat einen Tipp umsetzt, erschaffst Du eine realistische Chance, dass Dein Team Dich zum Vorbild nimmt und seine Kommunikation an Deine Kommunikation anpasst.

Nutze so viel Formatierung wie nötig, so wenig wie möglich

Textformatierung ist wie Medizin – es kommt auf die richtige Dosis an. Eine Nachricht, der in vielen Farben, Textgrößen und Formatierungen daherkommt ist manchmal noch anstrengender zu lesen als ein unformatierter Text.

Für eine Nachrichten unter Team-Mitgliedern eignen sich unserer Erfahrung nachfolgende Formatierungen am besten:

  • Absätze
  • Nummerierte Listen
  • Fettsetzungen
  • Zitate

Absätze helfen uns einen Text schneller zu erfassen. Besonders gut gelingt dies, wenn die Absätze kurz und knackig sind. Ein Absatz mit einem Satz ist in der Regel zu kurz, ein Absatz mit 150 Sätzen ist in der Regel deutlich zu lang.

Unserer Erfahrung nach ist es perfekt, wenn jeder nur ein Thema behandelt.

Absatz Faustregel:  1 Thema oder ca. 10 Sätze 

Jedes Komma, jedes “Und” und jedes “Oder” in einem Satz erfordert zusätzliche Aufmerksamkeit vom Leser. Zudem sorgen Schachtelsätze für Interpretationsspielräume und führen so schnell zu Missverständnissen.  

Gute Nachrichten-Kommunikation zeichnet sich durch kurze Hauptsätze aus. 

Manche Themen lassen sich nicht in einem Absatz zusammenfassen. Manche Nachrichten brauchen viele Absätze. Um dem Leser das Lesen einer sehr langen Nachricht zu erleichtern nutzen Kommunikationsprofis Zwischenüberschriften. Diese bieten dem Leser die Möglichkeit die Nachricht zu überfliegen und zu entscheiden, wann er sich dem Inhalt der Nachricht widmen sollte. Eine Nachricht, die zu lang ist und keine Zwischenüberschriften hat läuft Gefahr zu spät bearbeitet zu werden, weil der Empfänger nicht sofort ihre Wichtigkeit erkennt und seine Prioritäten anders setzt.

Auf den ersten Blick scheinen nummerierte Listen nichts Besonderes zu sein. In Sachen Teamkommunikation sind sie ähnlich großartig und vielseitig wie der Zaubertrank bei Asterix und Obelix.

Eine Nummerierte Liste Deiner Fragen hilft dem Empfänger Deiner Nachricht dabei all Deine Fragen zu beantworten. Die Liste erspart Deinem Leser die Mühe Deine Fragen aus einem Text zu fischen und schenkt ihm die Sicherheit, dass er wirklich all Deine Fragen beantwortet hat.

Eine Fettsetzung im Text hilft Deinem Leser beim Überfliegen eines Textes. Sie ist immer dann eine großartige Wahl, wenn Deine Nachricht wenige wichtige Daten enthält, die Du schnell hervorheben möchtest.

Teams, die Remote miteinander arbeiten, arbeiten nicht selten zeitlich versetzt an einer Aufgabe. So kommt es, dass ab und an mehrere unbeantwortete Nachrichten von einem Team-Mitglied auf uns warten.

Wenn wir nun einfach beginnen die Nachrichten chronologisch zu bearbeiten, kann unser Gegenüber schnell den Faden verlieren und weiß nicht welche unserer Antworten zu welcher Frage gehört.

Zum Glück gibt es in vielen Digitalen Tools eine Zitierfunktion, mit der wir unserem Gegenüber helfen können den Faden nicht zu verlieren.

Fazit

Eine großartige Kommunikation im Team entsteht nicht einfach, sie ist das Ergebnis vieler kleiner Elemente. Eines dieser Elemente der digitalen Kommunikation im Team ist die Textformatierung, die sehr häufig unterschätzt wird. Wir hoffen, dass dieser Beitrag einen kleinen Beitrag dazu leistet dieses Element der digitalen Kommunikation aus seinem Schattendasein zu befreien und wünschen Dir viel Erfolg bei der Nutzung des ein oder anderen Tipps.