Versendest Du Word-Dateien als E-Mail? Wusstest Du, dass das für den Empfänger zu Problemen führen kann? Wenn Du eine dieser beiden Fragen mit Ja beantwortet hast, ist dieser Beitrag für Dich.

Achtung Virengefahr

Das Erstellen eine Word-Datei ist in den meisten Büros so selbstverständlich, dass kaum jemand damit rechnet, dass es Funktionen in Word gibt, die geschickte Hacker nutzen können um das System des E-Mail-Empfängers anzugreifen.

Wenn es Dir so geht wie den meisten Word-Nutzern, nutzt Du nur einen Bruchteil der Funktionen, die dieses Programm bietet. Unter Word Profis gehört das Erstellen eines Makros zu einem beliebten Feature um die tägliche Arbeit zu erleichtern.

Infobox: Was ist ein Makro?

Stell Dir vor, dass Du jeden Tag 5-mal einen Text mit Hilfe von Word in einer ganz bestimmten Form formatieren musst. Nun kannst Du jedes Mal den Text in Word einfügen und dann

  • die Schriftart
  • die Schriftgröße
  • die Schriftfarbe
  • die Fettsetzung und
  • die Unterstreichung

oder “programmierst” einfach ein Makro das in Zukunft diesen Job für Dich übernimmt. Das Wort Programmieren haben wir an dieser Stelle in Anführungszeichen gesetzt, da die meisten Makro durch das Klicken des “Makro aufzeichnen” Knopfes erledigt wird. Sobald Du diesen Knopf gedrückt hast “merkt” sich Word alle Schritte die Du machst, bis Du den “Aufzeichnen beenden” Knopf klickst.

In unserem Fall würdest Du auf “Makro aufzeichnen” klicken, den Anweisungen von Word folgen, dann die Schriftart, die Schriftgröße usw. Auswählen und dann auf “Aufzeichnen beenden” klicken. Schon ist Dein Makro fertig. In Zukunft kannst Du einfach einen Text in Deinem Word markieren, dieses Makro aktivieren und schon formatiert Word den Text für Dich.

Hacker nutzen diese kleine Programmierfunktion in Word, um das System des E-Mail-Empfängers anzugreifen. Sobald der Leser der E-Mail die Word Datei aus dem geschützten Modus entfernt, wird das Makro ausgeführt und macht genau die Schritte, die es dem Hacker ermöglichen in das System des E-Mail-Empfängers einzudringen.

 

Kompatibilität

Nicht ganz so dramatisch, aber ebenfalls nervenaufreibend wird eine Word-Datei für den Empfänger Deiner E-Mail, wenn er kein Word oder eine sehr alte Version von Word hat. Word gehört unzweifelhaft zu den bekanntesten Text Bearbeitungsprogrammen und für viele Wordnutzer ist ein Leben ohne Word kaum vorstellbar. Doch die Sache ist die: Für Nicht-Word-Nutzer kann das Öffnen einer Word Datei leicht zu einer Herausforderung werden, die wirklich viel Zeit fressen kann.

 

PDF-Dateien sind perfekt für E-Mails

Die perfekte Alternative zum Word-Datei Versand ist das Versenden einer PDF-Datei. Diese Dateien lassen sich auch ohne Word leicht öffnen und verfügen über keine potenziell gefährlichen Makros.

So verwandelst Du Deine Word-Datei in ein PDF

Als Word-Nutzer erstellst Du mit Hilfe der Drucken Funktion ganz schnell und einfach eine PDF-Datei, indem Du als Drucker “Microsoft Print to PDF” auswählst, auf Drucken klickst und Deinem Computer verrätst, wohin er die PDF-Datei senden soll.

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Tipp: PDF-Dateien in Word bearbeiten

In diesem Beitrag erfährst Du, wei Du eine PDF-Datei ganz einfach mit Word bearbeiten kannst.