Vielleicht kommt Dir die folgende völlig frei erfundene Geschichte bekannt vor: Du hast einen dringenden Kundentermin und musst jetzt ganz schnell los, damit Du es noch rechtzeitig schaffst. Der Kunde ist in Sachen Terminen super genau und reagiert äußerst empfindlich, wenn Termine nicht gehalten werden. Du steigst in Deinen Firmenwagen und siehst, dass die Tankfüllung nicht einmal mehr bis zur nächsten Tankstelle reicht. Du bist Dir sicher, dass Du den Wagen vollgetankt hier geparkt hast. Plötzlich fällt Dir ein, dass ein Kollege kürzlich mit dem Wagen unterwegs war. Dein Kollege hat offenbar versäumt den Wagen zu tanken und Dir auch nicht gesagt, dass der Tank leer ist. Und nun sitzt Du hier und hast ein gigantisches Problem. Warum hat der Kollege nicht mitgedacht, er wusste doch, dass Du heute diesen Termin hast. Eins steht fest, der Kunde wird nicht glücklich sein und eine dicke Widergutmachung von Dir erwarten, zumindest, wenn Du Glück hast. Im schlimmsten Fall verlierst Du den Kunden wegen dieser Aktion.

Solche und ähnliche Situationen passieren in Unternehmen jeden Tag. Nicht immer sind die Folgen dramatisch. Manchmal ist es nur der ständig leere Wassertankbehälter der Kaffeemaschine, oder die Bürotür, die einfach nicht geschlossen wird, oder die Tatsache, dass sich der Kollege einfach in den Urlaub verabschiedet hat, ohne die Betreuung seiner Kunden für diesen Zeitraum zu organisieren.

Egal was es ist, was Dich in den Wahnsinn treibt, wenn Du manchmal denkst “Muss ich denn immer für meine Mitarbeiter und Kollegen mitdenken?” ist dieser Beitrag für Dich.

Warum denken die anderen einfach nicht mit?

Fragst Du Dich ab und an “Warum denken die anderen einfach nicht mit?”? Liegt es an

  • Dir?
  • Deinem Team?
  • Deinem Unternehmen
  • Deiner Stadt?
  • Deiner Region?

Hand aufs Herz, wir wissen es nicht. Was wir aus eigener Erfahrung wissen, ist dass Du nicht allein bist mit Deinem Gefühl. Wir denken, dass individuelle Gründe, wie die in der Liste sicherlich hin und wieder eine Rolle spielen, denken aber, dass nicht selten allgemeine Gründe dazu führen, dass das Gefühl entsteht, dass andere nicht mitdenken. Ein paar dieser Gründe schauen wir uns im Folgenden an.

Grund 1: Mitarbeiter sind diverser als früher

Zahlreiche Faktoren wie

  • das Internet
  • die Globalisierung
  • die Frage nach der Definition eines Geschlechts

haben unsere Arbeitswelt in den letzten Jahren und Jahrzehnten massiv verändert. Das hat Einfluss auf die Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Menschen, die heute in Unternehmen zusammen arbeiten haben immer weniger Gemeinsamkeiten und immer unterschiedlichere Erfahrungshintergründe. Das sorgt dafür, dass ein Teil der Mitarbeiter in Unternehmen Dinge anders wahrnehmen und anders handhaben als ein anderer Teil. Dinge, die vor Jahren aufgrund des gemeinsamen Erfahrungshintergrundes alle wussten, sind auf der Strecke geblieben, dafür sind neue Dinge hinzugekommen. Das bedeutet, dass wir mehr voneinander lernen können, das bedeutet aber auch, dass wir nicht mehr davon ausgehen können, dass andere wissen, was wir wissen.

Schauen wir uns das an einem einfachen Beispiel wie dem Medienkonsum einmal etwas genauer an. 1964 gab es laut einer Langzeitstudie der ARD/ZDF zur Massenkommunikation 1964-2020 gerade einmal 3 Medienformen:

  • TV
  • Radio
  • Zeitung

Aus diesen Medien speiste sich das Wissen der Menschen, die in Deutschland lebten. 2020 gab es bereits mehr als doppelt so viele Medienformen:

  • TV
  • Radio
  • Zeitungen
  • Tonträger
  • Bücher
  • Zeitschriften
  • Video
  • Internet

Die Medien und die darin enthaltenen Informationen, die wir konsumieren haben Einfluss auf uns, unser Wissen und unser Verhalten. Menschen, die zig Tuning-Kanäle in YouTube abonniert haben, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit ein größeres Wissen in diesem Bereich als Menschen, deren YouTube-Kanal-Abos aus Schöner Wohnen Kanälen besteht. Treffen diese beiden Menschen in einem Unternehmen aufeinander kann es passieren, dass

  • der Tuningexperte fassungslos ist, weil der Schöner-Wohnen-Experte einen bestimmten Defekt im Fahrzeug nicht früher bemerkt hat.
  • der Schöner-Wohnen-Experte nicht versteht, wie es dem Tuningexperten gelungen ist binnen 3 Wochen alle Büropflanzen sterben zu lassen.
    Beide denken nun möglicherweise: „Muss ich denn immer für meinen Kollegen mitdenken?“

Grund 2: Mitarbeiter haben mehr zu tun als früher

E-Mails, Smartphones und Laptops haben dazu geführt, dass wir heute in den meisten Branchen deutlich schneller und deutlich mehr arbeiten können als früher. Wartezeiten, die in der Vergangenheit durch die Nutzung von Briefen und Festnetztelefonen entstanden sind, sind fast verschwunden. Diese neue Geschwindigkeit sorgt dafür, dass wir schneller den Überblick verlieren können, weil wir nicht mehr nur eine Handvoll Dinge zu erledigen haben, sondern Hunderte.

Manche Mitarbeiter sind in der Lage die hohe Aufgabenschlagzahl zu meistern und bleiben auch bei 300 offenen Aufgaben noch so gelassen, dass sie pünktlich Feierabend machen. Andere Mitarbeiter kommen mit der hohen Aufgabenschlagzahl nicht zurecht, da jeder einzelne unerledigte Aufgabe auf ihrem Schreibtisch ihnen den Schlaf raubt. Sie setzen alles daran die Dinge so schnell wie möglich erledigt zu bekommen und verlieren dabei schnell mal die eigene Work-Life-Balance aus dem Blick.

Treffen diese zwei Extreme nun in einem Team aufeinander, hat der eine schnell das Gefühl, dass der andere einfach nicht mitdenkt und zu langsam ist.

Grund 3: Ablenkungen sind präsenter geworden

  • Pling – Eine neue E-Mail.
  • Whoup – Eine neue Messenger Nachricht.
  • Bing – Auf Twitter hat jemand Deinen Tweet geliked.
  • Piep – Dein nächster Termin beginnt in 15 Minuten.

Dies sind nur 4 Beispiele, die im Arbeitsalltag für Ablenkung sorgen und unseren Flow zerstören, den wir so dringend brauchen, um konzentriert Aufgaben bearbeiten zu können. Das Ergebnis: Mit jeder Ablenkung entsteht die Chance, dass wir etwas Wichtiges vergessen, weil unsere Aufmerksamkeit nun nicht mehr bei unserer Aufgabe, sondern bei dem Geräusch liegt, das unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen möchte.

Und Schwupps sind wir möglicherweise wieder an dem Punkt, an dem sich ein Kollege fragt, ob er immer für uns mittdenken muss.

Gute Nachrichten

Wir hoffen diese drei Gründe haben Dir gezeigt, dass Deine Kollegen und Mitarbeiter Dich nicht in den Wahnsinn treiben wollen. Sie denken mit, doch manchmal haben sie Dinge nicht auf dem Schirm, oder vergessen sie schlichtweg. Das war die erste gute Nachricht.

Die zweite Nachricht lautet: Du kannst dafür sorgen, dass Du in Zukunft seltener das Gefühl hast, dass Niemand mitdenkt. Statt Dich zu ärgern, oder die Aufgaben der anderen zu erledigen, oder den verzweifelten Versuch zu starten, ihnen doch noch das Denken beizubringen, kannst Du Dein Problem einfach zu eurem Problem machen und gemeinsam nach einer Lösung suchen.

Was kannst Du tun, damit Du nicht mehr für Kollegen mitdenken musst?

Der erste Schritt ist das Gespräch mit Deinen Kollegen und Mitarbeitern. Schildere ihnen was Du das letzte Mal gefühlt hast aus der Ich-Perspektive. Verzichte dabei auf das Wort Du. Es geht nicht darum sich gegenseitig Vorwürfe zu machen, sondern eine gemeinsame Lösung zu finden. Sage also lieber

„Wenn ich einen Termin nicht wahrnehmen kann, weil der Firmenwagen nicht vollgetankt ist, kann es sein, dass ich einen wichtigen Kunden verliere. Wenn ich einen so wichtigen Kunden verliere, bedeutet das für mich, dass ich das entstandene Umsatzloch stopfen muss, oder wenn mir das nicht gelingt, unsere Kosten senken muss, was schlimmstenfalls die Streichung von Arbeitsplätzen bedeutet. Das möchte ich nicht.“

statt

„Du hast das Auto nach der Nutzung nicht vollgetankt. Ich konnte daher nicht pünktlich beim Kunden erscheinen und das bedeutet Du bist schuld, dass wir nun ein gigantisches Problem haben.“

Frage nach der Schilderung Deiner Gefühle, ob auch andere Kollegen schon einmal Probleme hatten, weil andere versäumt hatten Dinge zu meistern. Mit hoher Wahrscheinlichkeit geht es ihnen an der ein oder anderen Stelle wie Dir. Schreibe die Themen, die angesprochen werden auf und plane ein Lösungsmeeting.
In diesem Meeting geht es nun darum gemeinsam Lösungen für eure Probleme zu finden. Damit ihr in Eurem Meeting nicht bei Null anfangen müsst, geben wir Dir hier im Folgenden noch ein paar Informationen an die Hand mit denen Du Deinem Team Lösungsanstöße liefern kannst, wenn es selbst keine Lösungsvorschläge hat.

Checklisten retten nicht nur Leben, sie erleichtern auch die Zusammenarbeit

Wusstest Du, dass Checklisten Leben retten können? Dieser Blogbeitrag berichtet von einer Checkliste, die binnen 18 Monaten wahrscheinlich ungefähr 1.500 Menschenleben gerettet hat und dass, obwohl sie banales Wissen enthielt, dass jeder Nutzer der Checkliste in und auswendig kannte.

Wenn eine banale Checkliste in einem Krankenhaus Leben retten kann, kann eine ähnlich banale Checkliste möglicherweise auch dafür sorgen, dass Du und Deine Kollegen nicht mehr für andere mitdenken müssen. Im Beispiel des Firmenfahrzeuges könnte eine gut sichtbare Checkliste im Fahrzeug das Nicht-Volltanken in Zukunft verhindern. Zudem könnte die Checkliste auch andere wichtige Punkte enthalten, die dafür sorgen, dass alle Führer des Fahrzeuges in Zukunft noch sicherer sind.

Doch Achtung: Bitte erstellt eine übersichtliche Checkliste, die nur relevante Punkte enthält. Wenn vor Fahrtantritt und nach Fahrantritt andere Dinge geprüft werden müssen, ist es sinnvoll zwei separate Checklisten zu erstellen.

Automatisierte Checklisten und wiederholende Aufgaben in MeisterTask

Bei thiemwork nutzen wir viele Checklisten, die uns dabei helfen unsere Aufgaben zu erledigen. Einige dieser Checklisten sind Teile von Leitfäden, die wir immer dann hervorholen, wenn wir uns einer bestimmten Aufgabe zuwenden, andere wiederrum sind automatisierte Checklisten bzw. wiederholende Aufgaben mit Checklisten in MeisterTask.

Zwei mit Hilfe von MeisterTask Checklisten organisierte Prozesse wollen wir uns nun anschauen, um zu zeigen, wie sie dafür sorgen, dass bei thiemwork niemand für seine Kollegen mitdenken muss.

Meetings organisieren mit automatisierten wiederholenden Aufgaben

An jedem Tag, an dem Bryan im Büro ist, machen Bryan und Maria ein Daily, dass dem agilen Projektmanagement Prozess entlehnt ist. Ein Daily ist ein kurzes 15-minütiges Meeting, dass dafür sorgt, dass Bryan, der im Erfurter Büro sitzt und Maria, die im Berliner Homeoffice sitzt auf dem gleichen Stand sind.

Das Meeting findet in der Regel mittwochs, donnerstags und freitags statt. Aus diesem Grund gibt es eine automatisierte Aufgabe für dieses Meeting, die von MeisterTask drei Mal in der Woche automatisch erstellt wird. Die Aufgabe für das Meeting enthält 2 fast identische Checklisten, die die Themen des Meetings enthalten und fast 1 zu 1 aus dem Scrum Prozess entnommen wurden:

  • was wir gestern gemacht haben
  • was heute ansteht
  • was gestern richtig gut lief
  • was gestern nicht so gut lief
  • wie die aktuellen Stände sind
  • Was brauchst Du, um heute einen guten Job machen zu können?

Die Checklisten helfen Bryan und Maria nicht nur bei der Vorbereitung des Meetings, sondern dabei das enge Zeitfenster des Meetings zu halten.

Dies ist nur eine der zahlreichen wiederholenden Aufgaben, die wir in MeisterTask angelegt haben. Andere Aufgaben erinnern uns daran Datenschutzaufgaben, oder Aufgaben für Kunden zu erledigen, die regelmäßig anstehen.

Das Großartige an wiederholenden Aufgaben in MeisterTask ist, dass sie von jedem im Team gesehen werden können. Das bedeutet, dass wiederholende Aufgaben auch dann erledigt werden können, wenn der Aufgabeninhaber im Urlaub oder krank ist.

Bestellungen bearbeiten mit automatisierten Checklisten

MeisterTask kann auch für Onlineshops genutzt werden, die gerade am Anfang stehen und unregelmäßig Bestellungen erhalten. Bei diesen Shops haben Mitarbeiter nur wenig Routine im Handling von Bestellungen. Dies kann im Alltag dazu führen, dass das Handling einer Bestellung lange dauert, oder wichtige Punkte vergessen werden. Um dies zu verhindern, nutzen wir speziell auf den E-Commerce optimierte MeisterTask Boards mit automatisierten Checklisten in MeisterTask.

Diese E-Commerce Boards bestehen nicht aus den üblichen drei Spalten des Kanban-Prozesses 

  • Offen
  • In Arbeit
  • Erledigt

sondern aus Spalten, die den Prozess in einem Onlineshop abbilden, wie zum Beispiel

  • Anfragen
  • Bestellungen
  • Wartet auf Zahlung
  • Wartet auf Ware
  • In Zustellung
  • Retouren

In diesen Spalten gibt es automatisierte Checklisten, die auf der Aufgabe erscheinen, sobald diese in eine bestimmte Spalte verschoben wird. Diese Checklisten enthalten Punkte, die an diesem Punkt des Bestellprozesses immer geprüft werden müssen.

Dank der automatischen Checklisten, können auch Mitarbeiter, die keine Routine im Online-Handel haben ziemlich schnell handeln. Statt immer wieder Fragen zu müssen, was in diesem Schritt zu tun ist, können sie einfach die Checkliste nutzen.

Diese Checklisten sind dabei lebendig. Wird bei einer Bestellung festgestellt, dass ein wichtiger Punkt vergessen wurde, der wichtig für alle Bestellungen ist, wird er einfach auf der automatisierten Checkliste ergänzt, so dass er in Zukunft immer mitberücksichtigt wird.
Sobald der Online-Shop auf Hochtouren läuft, kann das MeisterTask Board durch andere Prozesse ersetzt werden, die im Alltag darauf angelegt sind, hunderte Bestellungen am Tag zu bearbeiten. Wir empfehlen dennoch das Board beizubehalten und anzupassen, weil es die Einarbeitung neuer Mitarbeiter enorm erleichtern kann.

Fazit

Wir hoffen, dass Du an dieser Stelle nun auch das Gefühl hast, dass Du nicht für Deine Mitarbeiter und Kollegen mitdenken musst. Uns ist bewusst, dass Checklisten und MeisterTask nur ein möglicher Lösungsweg für das Problem sind. Daher sind wir neugierig: Auf welche Art und Weise hast Du das Problem in den Griff bekommen?